Vardiya amiri ve ustabaşı görevleri: vardiya devri, devam takibi, İSG ve raporlama (devir formu örneği)

Vardiya amiri kimdir?

Vardiya amiri, bir vardiya boyunca belirli bir bölümün üretimini, personelini ve iş güvenliğini işveren adına yöneten kişidir. Fabrikadan fabrikaya vardiya şefi, ustabaşı ya da formen de denir. Küçük fabrikalarda ustabaşı hem üretimde çalışır hem de ekibi yönetir. Büyük tesislerde ise vardiya amiri birden fazla ustabaşının üstündedir ve bölümün o vardiyadaki tek sorumlusudur.

Bu rolün hukuki bir ağırlığı da var. İş Kanunu'na göre işveren adına hareket eden ve işin yönetiminde görev alan kişiler işveren vekilidir. İşveren vekilinin bu sıfatla işçilere karşı yaptığı işlem ve yükümlülüklerden doğrudan işveren sorumludur (İş K. m.2). Yani vardiya amirinin yazdığı tutanak, verdiği talimat ya da görmezden geldiği tehlike, işverenin kendisi yapmış gibi sayılır. Bu yüzden görev tanımını yazılı hale getirmek hem amiri hem işvereni korur.

Vardiya amirinin görevleri: vardiya başı, içi ve sonu

Görevleri vardiyanın başı, ortası ve sonu diye gruplarsanız hem öğretmesi hem denetlemesi kolay bir liste elde edersiniz.

Vardiya devri nasıl yapılır?

Vardiya devrinde giden ve gelen amir bilgiyi yazılı bir form üzerinden ve mümkünse sahada yüz yüze aktarır. Sözlü devirde 'söyledim' ile 'duymadım' arasında bilgi kaybolur. Kaybolan her bilgi de sonraki vardiyada tekrar eden bir arıza, yanlış malzemeyle başlayan bir üretim ya da fark edilmeyen bir tehlike olarak geri döner.

1. Devir saatini vardiyanın içine koyun. Giden amir son 15 dakikasını forma, gelen amir ilk 15 dakikasını okumaya ayırsın.
2. Sahayı birlikte dolaşın. Açık arızası olan makineyi ve güvenlik riski olan noktayı yerinde gösterin.
3. Formu iki taraf da imzalasın. Devralan amir bilmediği bir maddeyi orada sorsun.
4. Formu saklayın. Kaza, kalite şikâyeti ya da puantaj itirazında 'o vardiyada ne oldu' sorusunun cevabını bu kayıt verir.

Vardiya devir formu önerisi

Vardiya amiri devamı nasıl takip eder?

Devam konusunda amirin asıl işi, istisnaları aynı gün yakalayıp kayda geçirmektir. Gelmeyen kişiyi vardiya başında öğrenirse yerine birini görevlendirebilir. Öğlen öğrendiğinde iş işten geçmiş olur. Habersiz gelmeyen, geç kalan ya da erken çıkan herkes için nedeni öğrenip not almak gerekir. Ay sonunda puantajı doğru kapatmak da, gerekirse yasal işlem yapmak da buna bağlıdır.

• Giriş ya da çıkışını okutmayan kişinin kaydını aynı gün, gerekçesiyle düzeltin. Ay sonuna kalan eksik okutma tahmine dönüşür.
• Kart ya da kod paylaşılıp biri başkasının yerine okutursa, amir bu kart paslaşmasını aynı gün tutanakla kayda geçirmelidir.
• İşçi izinsiz ve haklı bir sebep olmadan art arda iki iş günü, bir ay içinde iki kez tatilden sonraki iş günü ya da bir ayda üç iş günü gelmezse bu haklı fesih sebebidir (İş K. m.25/II-g). Bunu ispat etmek için gün gün tutulmuş tutanaklar gerekir.
• Günlük çalışmanın başlama ve bitiş saatleri ile dinlenme saatleri işçilere duyurulur (İş K. m.67). Ara dinlenmesinin süresi kanunda belirlidir ve çalışma süresinden sayılmaz (m.68).

Vardiya amirinin İSG sorumlulukları

İş güvenliği konusunda vardiya amiri, işverenin sahadaki gözü ve elidir. İş güvenliği uzmanı ve işyeri hekimi her vardiyada sahada olmayabilir. Amir ise vardiyanın tamamında oradadır.

• Eğitimi olmayan kimseyi çalıştırmaz. 2026 tarihli İSG eğitimleri yönetmeliğine göre her çalışan fiilen işe başlamadan önce en az 2 saatlik, yüz yüze ve uygulamalı işe başlama eğitimi alır. Yeni başlayanı eğitim tutanağı olmadan makineye vermeyin.
• Belge gerektiren işe belgesi olmayanı vermez. Forklift gibi işlerde belgenin varlığını ve süresini kontrol edin.
• KKD kullanılmasını sağlar. Çalışanlar kendilerine verilen kişisel koruyucu donanımı doğru kullanmak zorundadır (6331 m.19). Amir kullanılmadığını görürse müdahale eder ve bunu kayda geçirir.
• Tehlike bildirimini alır ve iletir. Çalışanlar ciddi ve yakın bir tehlike ya da koruma tedbirlerinde eksiklik gördüklerinde işverene veya çalışan temsilcisine hemen haber verir (6331 m.19/2-c). Sahada bu bildirim çoğunlukla önce vardiya amirine ulaşır. Bildirimi yazılı alıp ilgili birime iletmek de onun işidir.
• Çalışmaktan kaçınma talebini usulüne göre işler. Ciddi ve yakın tehlikeyle karşılaşan çalışan durumun tespit edilmesini ve tedbir alınmasını isteyebilir, karar da tutanakla tespit edilir. Tehlike önlenemeyecek durumdaysa çalışan bu usulü beklemeden güvenli bir yere gider ve bu yüzden hakları kısıtlanamaz (6331 m.13).
• Kazaları ve kazaya dönüşmeyen tehlikeli olayları kayda geçirir. İşveren bütün iş kazalarını kaydetmek zorundadır. Yaralanma ya da ölüme yol açmasa da zarar verebilecek olayları da inceleyip raporlar (6331 m.14/1). Uygulamada bunlara 'ramak kala' denir. İş kazası SGK'ya kazadan sonraki üç iş günü içinde bildirilir (6331 m.14/2). Bu sürecin başlangıcı, amirin aynı gün yazdığı olay notudur.

Vardiya amiri neyi, kime raporlar?

Raporun amacı amiri masaya bağlamak olmamalı. Form kısa ve seçenekli olsun, vardiya içinde 10-15 dakikada doldurulabilsin. Vardiya amirinin topladığı duruş ve devam verisi, OEE ve işgücü verimliliği hesaplarının da ham maddesidir.

İyi bir vardiya amirinin ekibinde ne görülür?

İyi yönetilen bir vardiyayı rakamlardan anlarsınız. Vardiya zamanında başlar, devamsızlık ve geç kalma düşük kalır, eksik okutma ay sonuna sarkmaz, alan düzenli teslim edilir (5S) ve ekipten ayrılan az olur. Ayrılmalar belli bir amirin ekibinde toplanıyorsa personel devir hızını amir bazında hesaplayın. Sorunun nerede olduğu oradan görünür. Amirleri bu göstergelerle değerlendirirseniz neye odaklanmaları gerektiğini de onlara söylemiş olursunuz.