Kayıtlar kaç yıl saklanır?
5510 sayılı Kanun'un 86. maddesine göre işyeri defter, kayıt ve belgeleri, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılı başından itibaren 10 yıl süreyle saklanır (kamu idarelerinde 30 yıl). SGK talep ederse belgeler 15 gün içinde ibraz edilir.
İş Kanunu'nun 75. maddesi ise her işçi için bir özlük dosyası tutulmasını, kanunlar gereği düzenlenen tüm belge ve kayıtların burada saklanmasını ve istendiğinde yetkililere gösterilmesini şart koşar. Özlük dosyası düzenlememenin 2026'daki idari para cezası 26.620 TL'dir.
Eksik gün belgeleri SGK'ya verilir mi?
Hayır, 2021'den bu yana verilmez. Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'nde 18.08.2021'de yapılan değişiklikle, eksik gün nedeni aylık prim ve hizmet belgesinde ya da muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde belirtilir; belgeler ilgili ayda düzenlenir ama SGK'ya gönderilmez, işverence 10 yıl saklanır.
SGK istediğinde belgeler 15 gün içinde sunulamazsa geçersiz sayılır ve SGK eksik günleri kabul etmeyip resen işlem yapabilir. Eksik gün belgeleri arasında rapor, imzalı ücretsiz izin belgesi, devamsızlık belgeleri ve sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları bulunur.
Fazla mesai ve izin kayıtları
- Fazla çalışma: Fazla çalışma saatlerini gösteren belge düzenlenir, imzalı nüshası özlük dosyasında saklanır (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.10). İşçinin fazla çalışma onayı da özlük dosyasında durur.
- Yıllık izin: İşveren izin kayıt belgesi tutmak zorundadır (İş K. m.56).
- Devamsızlık: Gelmeyen günlerin tutanakla belgelenmesi, hem eksik gün bildiriminin hem de olası bir feshin dayanağıdır.
Dijital puantaj geçerli mi?
Kayıtların elektronik tutulması mümkündür; önemli olan kaydın değiştirilemez olması, yapılan her düzeltmenin kim tarafından, ne zaman ve hangi gerekçeyle yapıldığının izlenebilmesi ve gerektiğinde çalışanın imzasıyla doğrulanabilmesidir. Elle oynanabilen bir Excel dosyası, bir uyuşmazlıkta zayıf delildir.
Mertsis Digital ile
Denetime hazır puantaj ve özlük kayıtları
- Her elle düzeltme gerekçeli; kim, ne zaman, neyi değiştirdi işlem geçmişinde. Elle Müdahale Raporu tek tıkla.
- Kişisel puantaj gün gün çalışana verilebilir, imzaya hazır.
- İşe giriş seti: fazla çalışma onayı, KVKK aydınlatma ve özlük kontrol listesi dahil.
- Yıllık Ücretli İzin Kayıt Belgesi ve Devamsızlık raporu hazır.
Sık sorulanlar
Puantaj kayıtları kaç yıl saklanmalı?
İşyeri kayıt ve belgeleri, ilgili yılı izleyen yıl başından itibaren 10 yıl saklanır (5510 m.86). SGK isterse 15 gün içinde sunulur.
Eksik gün belgesi SGK'ya gönderilir mi?
Hayır. 2021'den bu yana eksik gün nedeni bildirgede belirtilir, belgeler işverence 10 yıl saklanır ve istenirse 15 gün içinde ibraz edilir.
Puantajı çalışana imzalatmak zorunlu mu?
Eksik gün belgesi olarak kullanılacak puantaj kayıtlarının sigortalının imzasını taşıması gerekir. Fazla çalışma belgesinin de imzalı nüshası özlük dosyasında saklanır.
Kaynaklar
- 5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu
- Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği
- 4857 sayılı İş Kanunu, m.75
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kendi durumunuz için bir avukata ya da mali müşavirinize danışın.