Adam-saat ile kapasite planlama nedir?
Bu yöntemde talebin gerektirdiği çalışma saatini, kadronun fiilen verebileceği çalışma saatiyle karşılaştırırsınız ve vardiya sayısına ve kişi sayısına buna göre karar verirsiniz. Bir adam-saat, bir kişinin bir saatlik çalışmasıdır. Hesap dört adımda yapılır. Önce kişi başı mevcut adam-saati, sonra ihtiyaç adam-saatini bulursunuz. Ardından vardiya sayısına ve kadroya karar verirsiniz.
Makine kapasitesi ayrı bir kısıttır ve OEE ile ölçülür. Ama makine yeterli olsa bile onu çalıştıracak saatiniz yoksa kapasiteniz de yoktur.
Adım 1: Kişi başı mevcut adam-saat nasıl hesaplanır?
Yasal haftalık süreden resmî tatili, yıllık izni, devamsızlığı ve kayıp zamanı düşersiniz. Başlangıç noktası yasal sınırlardır. Haftalık çalışma süresi en çok 45 saattir (İş K. m.63) ve ara dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz (m.68). Haftada 6 gün çalışan bir fabrikada günlük süre 7,5 saat olur.
| Kalem | Örnek varsayım | Yıllık saat |
|---|---|---|
| Yasal haftalık süre | 52 hafta × 6 gün × 7,5 saat | 2.340 |
| − Resmî tatiller | İş gününe denk gelen 12 gün (her yıl takvimden sayın) | − 90 → 2.250 |
| − Yıllık izin | Kadro ortalaması 16 iş günü | − 120 → 2.130 |
| − Devamsızlık ve rapor | %4 (kendi oranınızı kullanın) | − 85 → 2.045 (bulunulan saat) |
| − Kayıp zaman | %5 (geç başlama, uzayan mola, erken bırakma) | − 102 → 1.943 (fiilî saat) |
Bu örnekte bir çalışan yılda yaklaşık 1.943 fiilî saat, ayda ortalama 162 saat çalışıyor. Bu, yasal sürenin yalnızca %83'ü demek. Kişi sayısını 45 saatle çarparak plan yapan bir fabrika, kapasitesini baştan yaklaşık altıda bir fazla görür.
- 2429 sayılı Kanun'a göre ulusal bayram ve genel tatiller yılda toplam 15,5 gündür. Ramazan Bayramı 3,5, Kurban Bayramı 4,5 gün sürer, arifeler ve 28 Ekim öğleden sonrası yarım gündür. Bunların bir kısmı hafta tatiline denk gelir, o yüzden iş gününe düşenleri o yılın takviminden sayın. Bu günlerde çalışmak sözleşmeyle ya da işçinin onayıyla mümkündür ve ayrıca bir günlük ücret ödenir (m.44, m.47).
- Yıllık izin kıdeme göre en az 14, 20 ya da 26 gündür. 18 yaş ve altındakiler ile 50 yaş ve üstündekiler en az 20 gün izin alır (m.53). Kadronuzun kıdem dağılımına göre bir ortalama alın (yıllık izin hakkı).
- Devamsızlık için son 12 ayın gerçek oranını kullanın.
- Kayıp zaman, bulunulan saat ile fiilî saat arasındaki farktır.
Adım 2: İhtiyaç adam-saati nasıl bulunur?
Formül şöyle: planlanan üretim adedi × adet başına standart süre ÷ hedef performans. Standart süre, bir adedi normal hızla üretmek için gereken adam-saattir. Hedef performans ise ekibin bu standarda ne ölçüde ulaştığını gösterir.
| Adım | Hesap | Sonuç |
|---|---|---|
| Aylık talep | Satış planından | 52.000 adet |
| Standart süre | Adet başına | 0,25 adam-saat |
| Standart adam-saat | 52.000 × 0,25 | 13.000 |
| Hedef performans | Son aylardaki gerçekleşme | %85 |
| İhtiyaç (fiilî adam-saat) | 13.000 ÷ 0,85 | 15.294 |
| Kuramsal en az kişi | 15.294 ÷ 162 | 94,5 → 95 kişi |
Adım 3: 2 vardiya mı, 3 vardiya mı?
Vardiya sayısını bulmak için ihtiyacı, bir vardiyanın verebileceği fiilî saate bölersiniz. Kısıt çoğu zaman kişi sayısı değil, istasyon ya da makine sayısıdır. Örnekteki montaj hattında 30 istasyon var. Her istasyonda bir operatör çalışıyor ve hat ayda 25 gün çalışıyor.
| Seçenek | Aylık fiilî kapasite | İhtiyaca göre |
|---|---|---|
| 1 vardiya | 30 × 25 gün × 7,5 saat × %95 = 5.344 saat | Yetersiz (ihtiyacın %35'i) |
| 2 vardiya | 10.688 saat | Ayda 4.607 saat açık |
| 2 vardiya + fazla mesai | Açığı kapatmak için kişi başı ayda yaklaşık 81 saat fazla mesai | Yıllık 270 saat sınırı nedeniyle mümkün değil |
| 3 vardiya | 16.031 saat | Yeterli, %95 doluluk |
Fazla mesaiyi kapasite kaynağı saymayın, yedek pay olarak düşünün. Yıllık 270 saat sınırı kişi başı ayda ortalama 22,5 saate denk gelir ve bu payı sezon ve acil işler için saklamanız gerekir (m.41). Üçüncü vardiya gece çalışması demektir. İşçilerin gece çalışması 7,5 saati geçemez (m.69) ve gece yürütülen işlerde fazla çalışma yaptırılamaz (Fazla Çalışma Yönetmeliği m.7).
Adım 4: Kadro kaç kişi olmalı?
Dolu tutmanız gereken pozisyon sayısını izin ve devamsızlık payıyla büyütürsünüz. Formül şöyle: Kadro = Pozisyon ÷ (1 − yokluk oranı). Örnekte 3 vardiya × 30 istasyon = 90 pozisyon var. Yokluk oranı, yıllık izin (16 ÷ 300 iş günü = %5,3) ile devamsızlığın (%4) toplamı olan %9,3'tür.
| Adım | Hesap | Sonuç |
|---|---|---|
| Pozisyon | 3 vardiya × 30 istasyon | 90 |
| Yokluk oranı | %5,3 izin + %4 devamsızlık | %9,3 |
| Kadro | 90 ÷ (1 − 0,093) | 99,3 → 100 kişi |
| Yedek (joker) sayısı | 100 − 90 | 10 kişi |
| Kontrol | 100 kişi × 162 fiilî saat | 16.188 saat ≥ 15.294 ihtiyaç |
Adım 2'deki kuramsal 95 kişi ile buradaki 100 kişi arasındaki fark, hattın üç tam vardiya olarak kurulmasından doğuyor. Aradaki payı eğitim, bakım ve talep artışı için kullanırsınız. Yedek sayısını hesaplamadığınız bir kadroda her izin ve her devamsızlık, bir önceki vardiyadan birinin kalmasıyla, yani fazla mesaiyle kapanır.
Vardiya düzenini seçerken
Üç vardiyayı 3 ekiple mi yoksa 7/24 çalışma için 4 ekiple mi kuracağınız ve rotasyonun nasıl döneceği ayrı bir karardır.
Kapasite planı ne sıklıkla güncellenmeli?
- Her ay gerçekleşen devamsızlığı, fazla mesaiyi ve performansı plandaki varsayımla karşılaştırın. Fark sürekli aynı yöndeyse varsayımı değiştirin.
- Her çeyrekte, satış planı değiştiyse ihtiyaç adam-saatini yeniden hesaplayın. İşe alım ve eğitim süresini de hesaba katıp kararı erken verin.
- Yıl başında o yılın resmî tatil günlerini, kadronun kıdemine göre yıllık izin ortalamasını ve izin planını yeniden girin (yıllık izin planı).
Mertsis kapasite hesabına hangi verileri sağlar?
- Devamsızlık, izin ve geç kalma oranlarını tahmin etmeniz gerekmez, çünkü giriş-çıkışlar vardiya, mola, izin ve resmî tatile göre puantaja işlenir.
- Yıllık izin hakkı kıdeme göre (14 / 20 / 26 gün) hesaplanır ve biriken izni İzin Bakiyesi raporunda görürsünüz.
- Kişi başı fazla mesai her ay yıllık 270 saat ve günlük 11 saat sınırına göre kontrol edilir ve yıl sonu tahmini de buna göre çıkar.
- Haftalık Mesai, Devamsızlık, Aktif Personel Dağılımı ve Verimlilik raporlarını şube, departman ya da kişi seçerek alabilirsiniz.
Sık sorulanlar
Adam-saat nasıl hesaplanır?
Çalışan sayısını çalışılan saatle çarparsınız. Mesela 10 kişi 8 saat çalışırsa 80 adam-saat eder. Kapasite planında ise kişi sayısı × yasal süre yerine resmî tatil, yıllık izin, devamsızlık ve kayıp zaman düşülmüş fiilî saati kullanmanız gerekir.
Bir işçinin yıllık fiilî çalışma saati kaçtır?
Haftada 45 saat çalışılan bir fabrikada yasal üst sınır yılda yaklaşık 2.340 saattir. Resmî tatil, yıllık izin, devamsızlık ve kayıp zaman düşülünce fiilî süre genellikle bunun epey altına iner. Bizim örneğimizde yaklaşık 1.943 saat çıktı.
Kaç vardiya çalışmamız gerektiği nasıl hesaplanır?
Aylık ihtiyaç adam-saatini bir vardiyanın fiilî kapasitesine bölersiniz. Vardiya kapasitesini istasyon sayısı, çalışma günü, günlük süre ve kayıp zaman payıyla bulursunuz. Sonuç ikiyi geçiyorsa ve açık yıllık 270 saatlik fazla mesai sınırı içinde kapanmıyorsa üçüncü vardiya gerekir.
Kadroya ne kadar yedek personel eklenmeli?
Dolu tutmanız gereken pozisyon sayısını bir eksi yokluk oranına bölersiniz. Yıllık izin ve devamsızlık toplamı %9 civarındaysa 90 pozisyon için yaklaşık 100 kişi gerekir.
Kaynaklar
- 4857 sayılı İş Kanunu (m.41, m.44, m.47, m.53, m.63, m.68, m.69)
- 2429 sayılı Ulusal Bayram ve Genel Tatiller Hakkında Kanun
- İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği (m.7)
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kendi durumunuz için bir avukata ya da mali müşavirinize danışın.