Yıllık izin planı nasıl yapılır? İzin kurulu, izin çizelgesi ve fabrikada üretimle uyum

Yıllık izin planı neden gerekli?

Yıllık izin planı, çalışanların izinlerini yılın hangi döneminde ve hangi sırayla kullanacağını önceden gösteren çizelgedir. Plan sayesinde hem işçi hakkını zamanında kullanır hem de üretim aksamaz. Yıllık Ücretli İzin Yönetmeliği'ne göre işveren, izin kuruluna ya da onun yerine geçenlere danışarak izinlerin yılın belli dönemlerinde verileceğini belirleyebilir ve bunu işyerinde ilan edebilir (m.5).

Plansız izin işverene birkaç yoldan pahalıya patlar. Yoğun sezonda kritik pozisyonlar boş kalır. İzinler yıllar içinde birikir ve ayrılışta toplu bir kullanılmayan izin ücreti ödemesine dönüşür. Yönetmeliğe aykırı kullandırma yüzünden idari para cezası da gelebilir.

İzin kurulu ne zaman zorunlu?

İşçi sayısı yüzden fazla olan işyerlerinde üç kişilik bir izin kurulu kurmak zorunludur. Kurulda işvereni temsilen bir, işçileri temsilen iki üye bulunur. Kurula işveren temsilcisi başkanlık eder (Yönetmelik m.15).

Kurulun görevi, işçilerden gelen izin isteklerine göre izin çizelgelerini hazırlayıp işverenin onayına sunmak ve izinle ilgili dilek ve şikâyetleri incelemektir. Kurul çizelgeyi hazırlarken işçilerin kıdemine, izni belli bir dönemde kullanma zorunluluklarına, işin aksamadan yürümesine ve işçi sayısına bakar (m.16). Yeni açılan işyerinde kurul seçimi, faaliyete geçişten sonraki bir yıl içinde yapılmalıdır.

İzin talepleri ne zaman ve nasıl alınır?

İşçi, yıllık iznini kullanmak istediği tarihten en az bir ay önce işverene yazılı olarak bildirir. İşveren de bu talebi izin kuruluna iletir (m.7). Talepte işçinin adı soyadı, varsa sicil numarası, iznin hangi tarihler arasında kullanılacağı ve ücretsiz yol izni isteyip istemediği yazar (m.8).

Kurul ya da işveren işçinin istediği tarihe bağlı değildir. Ama çizelgeyi işçinin talebini ve işin durumunu birlikte gözeterek hazırlar. Aynı tarihe denk gelen taleplerde öncelik işyerindeki kıdeme ve bir önceki yıl iznin kullanıldığı tarihe göre belirlenir (m.8). Bu kural her yaz aynı kişilerin ağustosu alması tartışmasını da çözer. Geçen yıl temmuzda izin kullanan kişi, bu yıl sıradaki kişiye yer açar.

İzin çizelgesinde neler yazmalı?

İzin kurulunun hazırlayıp ilan ettiği çizelgede, her işçi için Yönetmeliğin 19. maddesinde sayılan dokuz bilgi bulunur. Bunları şöyle gruplayabiliriz.

• Adı soyadı ve sicil numarası
• İşe giriş tarihi ve yıllık izne hak kazandığı tarih
• İşyerindeki çalışma süresi
• İzin günleri sayısı ve yol izni günleri sayısı
• İznin başlama ve sona ereceği tarih

Çizelge bir plandır. İzin kullanıldığında ayrıca yıllık izin kayıt belgesi doldurulur ve işçiye imzalatılır (m.20). Olası bir izin alacağı davasında işverenin elindeki temel delil bu kayıt belgesidir.

Toplu izin bakım duruşuyla nasıl birleştirilir?

İşveren, nisan başı ile ekim sonu arasında işçilerin hepsini ya da bir kısmını kapsayan toplu izin uygulayabilir (m.10). Fabrikalar için bu, yıllık bakım duruşunu ya da sipariş durgunluğunu yıllık izinle birleştirmenin yasal yoludur.

• İzin kurulu toplu izin çizelgesini hazırlar ve ilan eder. Çizelgede herkesin aynı gün izne başladığı ve her birinin kendi izin süresi ve yol izni talebine göre ne zaman döneceği yazar.
• Toplu izin, henüz izne hak kazanmamış işçileri de kapsayabilir. Ertesi yıl toplu izin uygulanmazsa bu kişilerin hak ediş tarihi genel esaslara göre belirlenir.
• İşyerinin korunması, makinelerin bakımı, hazırlığı, temizliği ya da güvenliği için yeterli sayıda işçi toplu iznin dışında tutulabilir. Bu işçilere izin, toplu izinden önce ya da sonra diledikleri tarihte verilir (m.11).

Üretim planıyla uyumlu izin takvimi adım adım nasıl kurulur?

1. Ocakta bakiyeyi çıkarın. Her çalışanın bu yılki hakkını, devreden iznini ve hak ediş tarihini listeleyin. Birkaç yıllık izni birikmiş kişilere öncelik verin.
2. Üretim takvimini işaretleyin. Sipariş sezonunu, planlı bakım duruşunu ve resmî tatil köprülerini aylara yazın. Bakım duruşu nisan–ekim arasındaysa toplu izin için iyi bir aday olur.
3. Dönemleri ilan edin. İzin kullanılabilecek dönemleri ve yoğun sezonda kapalı olan haftaları işyerinde duyurun (m.5).
4. Hat bazında kapasite sınırı koyun. Her hat, vardiya ve kritik pozisyon (forklift operatörü, kalite, bakım) için aynı anda kaç kişinin izinde olabileceğini belirleyin. Yedeği olmayan bir pozisyonda iki kişiyi aynı haftaya yazmayın.
5. Talepleri en az bir ay önceden yazılı toplayın. Çakışmalarda sırayı kıdeme ve geçen yılki izin tarihine göre belirleyin (m.8).
6. Çizelgeyi hazırlayıp onaylatın ve ilan edin. Çizelgeyi izin kurulu, 100'den az işçide ise işveren temsilcisi ile işçi temsilcisi hazırlar ve işverenin onayına sunar.
7. İzinleri vardiya planına işleyin. İzne çıkacak kişinin yerini vardiya ve rotasyon planında önceden doldurun.
8. İzin ücretini peşin ödeyin. İzin dönemine ait ücret ve o döneme denk gelen diğer ücret hakları izne başlamadan önce peşin ya da avans olarak ödenir (m.21).
9. Planı üç ayda bir gözden geçirin. Planın gerisinde kalan ya da hiç izin kullanmamış kişileri tespit edip izinlerin yıl sonuna yığılmasını önleyin.

İzin kurallarına uymamanın 2026 cezaları

Ceza kişi başına uygulandığı için kalabalık bir fabrikada hızla büyür. Mesela iznini yönetmeliğe uygun kullanamayan 60 işçi için ceza 288.900 TL'yi bulur. Ayrılışta son bordroda ödenen birikmiş izin ücreti ise bunun dışında ayrı bir maliyettir.