SGK hizmet dökümü nasıl alınır ve okunur? İşverenin kontrol etmesi gereken hatalar ve düzeltme

SGK hizmet dökümü nasıl alınır?

SGK hizmet dökümünü e-Devlet Kapısı'ndaki "SGK Tescil ve Hizmet Dökümü / İşyeri Ünvan Listesi" hizmetinden alırsınız. Hizmeti Sosyal Güvenlik Kurumu sunar. Giriş için e-Devlet şifresi, mobil imza, elektronik imza, kimlik kartı ya da internet bankacılığı kullanılabilir.

1. turkiye.gov.tr'ye giriş yapın ve arama kutusuna "hizmet dökümü" yazın.
2. "SGK Tescil ve Hizmet Dökümü / İşyeri Ünvan Listesi" hizmetini açın.
3. Ekranda tescil bilgilerini ve ay ay hizmetleri görürsünüz. Bir kuruma ya da işverene vermek için barkodlu belge oluşturun.
4. Belgeyi alan kurum ya da işveren, barkodlu belgeyi e-Devlet üzerinden doğrulayabilir.

Döküm çalışanın kişisel verisidir. İşveren onu işe giriş sırasında ya da belirli bir amaçla, mesela emeklilik durumunu kontrol etmek için, çalışandan ister. Çalışanın e-Devlet şifresini istemek ya da onun adına giriş yapmak doğru değildir.

Hizmet dökümü nasıl okunur?

Dökümdeki her satır, bir işyerinin bir ay için yaptığı bildirimi gösterir. Satırda işyeri sicil numarası ve unvanı, yıl ve ay, o ay bildirilen prim gün sayısı ve prime esas kazanç yer alır. Bu bilgiler işverenin her ay muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde bildirdiği verilerden gelir. Yani işveren neyi bildirdiyse döküm de onu gösterir.

Ayın 30 gün sayılması ile şubat ve 31 çeken ayların durumu ise prim günü hesabının ayrı bir konusudur.

İşveren dökümde hangi hatalara bakmalı?

Hizmet dökümünde en sık eksik gün, kazanç ve kod hataları görülür. Bunların hepsi işverenin beyannamesinden kaynaklanır ve hepsi düzeltilebilir. Ay sonunda puantajı beyannameyle karşılaştırırsanız bu hataların çoğunu daha oluşmadan yakalarsınız.

• Ücretli günler eksik gün yazılmamalı. Yıllık izin, hafta tatili ve işverenin ücret ödediği rapor günleri eksik gün sayılmaz ve prim gününden düşülmez.
• Eksik gün nedeni doğru seçilmeli. Rapor, ücretsiz izin, devamsızlık ve puantaj kodları farklı belgeler ister. Yanlış kod ya da eksik belge yüzünden SGK eksik günü kabul etmeyebilir.
• Kazanç eksik bildirilmemeli. Fazla mesai, ikramiye ya da prim, ödendiği ayın kazancına eklenmemiş olabilir.
• Meslek kodu doğru olmalı. Beyannamede çalışanın fiilen yaptığı işe uygun meslek adı ve kodu bildirilir. Gerçeğe aykırı kod bildiren işverene, sigortalı başına asgari ücretin onda biri tutarında ve işyeri başına aylık asgari ücreti geçmemek üzere idari para cezası uygulanır (5510 m.102/1-n).
• Belge türü ve kanun numarası doğru seçilmeli. Mesela emekli çalışanı sosyal güvenlik destek primi belgesi yerine başka bir belge türüyle bildirmek ya da yanlış teşvik kanun numarası seçmek sık görülür.
• Giriş-çıkış tarihi ve çıkış kodu gerçeğe uymalı. Bildirge tarihleri fiilî tarihlerle, çıkış kodu da gerçek fesih sebebiyle uyuşmalıdır.

Hatalı bildirim nasıl düzeltilir?

Yanlış bildirimi, aynı dönem için vereceğiniz düzeltme beyannamesiyle düzeltirsiniz. Hatalı satırı iptal eder, doğru hâlini ek olarak bildirirsiniz. Gelir İdaresi'nin muhtasar ve prim hizmet beyannamesi kılavuzuna göre hatalı kayıt, ilk beyannamedeki hâliyle "İPTAL" koduyla girilir. Olması gereken son hâli ise ikinci satırda "EK" koduyla girilir. Hiç bildirilmemiş bir çalışan doğrudan "EK" olarak eklenir.

• Beyannamenin son gününe kadar istediğiniz sayıda düzeltme beyannamesi verebilirsiniz ve bu düzeltmeler için damga vergisi tahakkuk etmez.
• Süre geçtikten sonra da 3 ay içinde düzeltme yapabilirsiniz. Son günü izleyen günden başlayarak üçüncü ayın sonuna kadar verilen asıl ya da ek belge, şüpheli bir durum yoksa ve çalışanın işe giriş bildirgesi zamanında verilmişse ayrıca incelenmeden işleme alınır (Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği m.103).
• Hata yalnızca belge türünde ya da kanun numarasındaysa ve sigortalılar, gün ve kazanç aynı kalıyorsa düzeltme incelemesiz işleme alınır ve idari para cezası uygulanmaz (m.103/4).

Geç düzeltmenin maliyeti nedir?

Yasal süresi geçtikten sonra işverenin verdiği ek beyanname için, beyannamedeki her sigortalı başına asgari ücretin sekizde biri tutarında idari para cezası uygulanır. Bu ceza aylık asgari ücretin iki katını geçemez (5510 m.102/1-m). Aynı eksiklik SGK denetiminde ya da mahkeme kararıyla ortaya çıkarsa ceza çok daha ağır olur.

Cezanın yanında, eksik bildirilen kazanç ve günlerin primlerini de gecikme cezası ve gecikme zammıyla ödersiniz. SGK eksik gün belgelerini istediğinde 15 gün içinde vermezseniz ya da belgeler geçersiz sayılırsa eksik günler kabul edilmez ve 30 güne tamamlanmış belge resen düzenlenir (5510 m.86).

Ay sonunda neyi kontrol etmelisiniz?

1. Puantajdaki çalışılan gün ile beyannamedeki prim gününü kişi kişi karşılaştırın.
2. 30'dan az gün bildirilen herkes için eksik gün nedenine ve belgesine bakın ve belgeyi ilgili ayda düzenleyin.
3. Fazla mesai, ikramiye ve prim ödemelerinin o ayın kazancına girdiğinden emin olun.
4. Ay içinde girenlerin ve çıkanların tarihlerini bildirgelerle karşılaştırın.
5. Hata bulursanız beyanname süresi içinde düzeltin. Süre geçtiyse ek beyannameyi geciktirmeden verin.
6. Bir çalışan dökümünde eksiklik gösterdiğinde o dönemin puantajını ve beyannamesini birlikte inceleyin ve ona yazılı cevap verin.