Eksik gün nedir, ne zaman bildirilir?
Bir çalışan ay içinde bazı iş günlerinde çalışmamış ve bu günler için ücret almamışsa, muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde prim günü 30'un altında bildirilir. Bu durumda beyannamede eksik gün sayısı ve eksik gün nedeni kodu girilir. Ücretli izin, hafta tatili ya da ücretli rapor günleri gibi ücret ödenen günler eksik gün değildir.
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği'ne göre eksik gün nedeninin beyannamede belirtilmesi yeterlidir. Belgeler ilgili ayda düzenlenir ama SGK'ya gönderilmez; işveren tarafından saklanır.
Eksik gün nedenleri ve saklanacak belgeler
Aşağıdaki tablo, Yönetmeliğin 102. maddesinin 13. fıkrasında sayılan eksik çalışma belgelerini ve SGK duyuru ve formlarında kod numarasıyla yer alan nedenleri bir araya getirir. Kod numarası boş bırakılan satırlarda kodu beyanname ekranındaki güncel listeden seçin.
| Kod | Eksik gün nedeni | Saklanacak belge |
|---|---|---|
| 01 | İstirahat | Yetkili sağlık hizmeti sunucusundan ya da işyeri hekiminden alınmış istirahat raporu (SGK'nın elektronik ortamda aldıkları hariç) |
| 04 | Gözaltına alınma | Gözaltına ilişkin belge |
| 05 | Tutukluluk | Tutukluluğa ilişkin belge |
| 06 | Kısmi istihdam | Sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan yazılı kısmi süreli iş sözleşmesi |
| 07 | Puantaj kayıtları | Sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları |
| 10 | Genel hayatı etkileyen olay | Faaliyetin durduğunu gösteren resmî makam yazısı |
| 11 | Doğal afet | Faaliyetin durduğunu gösteren resmî makam yazısı |
| 12 | Birden fazla neden | Her bir nedenin kendi belgesi |
| 15 | Devamsızlık | İşe devamsızlığa ilişkin belgeler |
| 18 | Kısa çalışma ödeneği | Kısa çalışma ödeneği alındığına dair resmî belge |
| – | Disiplin cezası | Sigortalıya tebliğ edilen disiplin cezası belgesi |
| – | Ücretsiz / aylıksız izin | Sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan izin belgesi |
| – | Grev, lokavt | Faaliyetin durduğunu gösteren resmî makam yazısı |
| – | Fesih tarihinde çalışmama | Fesih tarihinde çalışılmadığına dair belge |
| – | Yarım çalışma ödeneği | Yarım çalışma ödeneği alındığına dair resmî belge |
Birden fazla neden aynı ayda
Aynı ay içinde örneğin hem rapor hem ücretsiz izin varsa tek tek kod yerine 12-Birden fazla seçilir; ama her neden için belge ayrı ayrı saklanır.
07-Puantaj kayıtları: en çok hata yapılan kod
Fabrikalarda en sık kullanılan ve en sık reddedilen kod 07'dir. SGK'nın 2020/20 sayılı Genelgesi ve 20.11.2023 tarihli duyurusuna göre:
- Puantaj kaydı sigortalının imzasını taşımıyorsa geçerli sayılmaz.
- Kısmi süreli iş sözleşmesi olmayan çalışanda puantajdaki saatler toplanıp 7,5'e bölünerek prim günü hesaplanamaz. Puantajda çalışılmış görünen her gün, bir saat bile olsa tam gün sayılır.
- Haftada 6 gün çalışan, 7. günü hafta tatili olarak hak etmiş sayılır.
- 20.11.2023'ten beri ay içinde hiç çalışmayan, 0 gün ve 0 kazançla bildirilen çalışan için 07 kodu seçilemez.
Saatlik çalışma için doğru yol yazılı kısmi süreli iş sözleşmesi ve 06 kodudur. Ayrıntı: kısmi süreli çalışma.
Belgeler kaç yıl saklanır, SGK isterse ne olur?
Eksik çalışma belgeleri 5510 sayılı Kanun'un 86. maddesinin ikinci fıkrasındaki süre boyunca, yani ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılı başından itibaren 10 yıl saklanır. Bu düzen 2021'deki Yönetmelik değişikliğiyle genelleşti; eski "eksik gün belgesi SGK'ya verilir" uygulaması artık yoktur.
SGK belgeleri isterse 15 gün içinde ibraz edilmesi zorunludur. Süresinde verilmeyen ya da usulüne uygun düzenlenmemiş belgeler geçersiz sayılır ve SGK 86. maddenin beşinci fıkrasına göre işlem yapar: eksik günler kabul edilmez, 30 güne tamamlanmış ek belge düzenlenir, prim farkı ve gecikme zammı çıkar. Bu ek belge için ayrıca idari para cezası da uygulanabilir.
Devamsızlık ve ücretsiz izin: belgeyi nasıl hazırlamalı?
Devamsızlık (15): Gelmeyen gün için uygulamada aynı gün iki tanık imzalı tutanak tutulur, çalışana yazılı olarak savunması sorulur. Bu belgeler hem eksik gün bildiriminin hem de olası bir haklı feshin dayanağıdır. Ayrıntı: devamsızlık nedeniyle fesih ve tutanak.
Ücretsiz izin: Yönetmelik, sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan izin belgesi ister. Belgeye izin tarihlerini ve ücretsiz olduğunu açıkça yazın. Kurallar için: ücretsiz izin.
Ay sonu kontrol listesi
- 30 günden az bildirilecek herkesi puantajdan listeleyin.
- Her kişi için nedeni ve kodu belirleyin; birden fazla neden varsa 12'yi seçin.
- Her eksik gün için belgenin ay içinde düzenlenip imzalandığını kontrol edin (rapor, izin belgesi, tutanak, imzalı puantaj).
- Belgeleri kişi ve ay bazında dosyalayın; 10 yıl saklayın.
- Beyannameyi mali müşavirinizle karşılaştırın: puantajdaki gün ile bildirilen gün aynı olmalı.
Mertsis Digital ile
Eksik günler puantajdan, belgesiyle
- Devamsızlık, ücretsiz izin, geç kalma ve eksik süreler giriş-çıkış kayıtlarından puantaja kendiliğinden işlenir.
- İzin talebi telefondan, onay panelden; ücretli mi ücretsiz mi izinde yazar, izin formu tek tıkla.
- Kişisel Puantaj gün gün çalışana verilebilir; Devamsızlık raporu tek tıkla.
- Her elle düzeltme gerekçeli ve işlem geçmişinde; Elle Müdahale Raporu denetime hazır.
Sık sorulanlar
Eksik gün belgeleri SGK'ya gönderiliyor mu?
Hayır. Eksik gün nedeni beyannamede belirtilir; belgeler ilgili ayda düzenlenir, işverence 10 yıl saklanır ve SGK isterse 15 gün içinde ibraz edilir.
07-Puantaj kayıtları kodu ne zaman kullanılır?
Tam süreli çalışanın bazı günlerde çalışmayıp ücret almadığı durumlarda, sigortalının imzasını taşıyan puantaj kaydıyla. Ay içinde hiç çalışmayan (0 gün, 0 kazanç) çalışan için seçilemez.
Aynı ay hem rapor hem ücretsiz izin varsa hangi kod seçilir?
12-Birden fazla eksik gün nedeni seçilir. Her nedenin belgesi ayrıca saklanır.
Belge SGK'ya 15 gün içinde verilmezse ne olur?
Belgeler geçersiz sayılır; SGK eksik günleri kabul etmeyip 30 güne tamamlayarak işlem yapar. Prim farkı, gecikme zammı ve idari para cezası doğabilir.
Kaynaklar
- Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği (m.102/13)
- 5510 sayılı Kanun (m.86, m.102)
- SGK: 07-Puantaj Kayıtları eksik gün nedeninin 0 gün ve 0 kazançlı bildirimler için seçilememesi (20.11.2023)
- SGK: Eksik gün belgelerinin verilmesine ilişkin duyuru
- SGK: Kısmi süreli çalışanlar ve ev hizmetlerinde eksik gün duyurusu (06 ve 17 kodları)
- SGK Ek-1 bildirge örneği ve açıklamaları (eksik gün kodları)
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kendi durumunuz için bir avukata ya da mali müşavirinize danışın.