Personel takip programı nedir? Fabrikada neyi takip eder, nasıl seçilir?

Personel takip programı nedir?

Personel takip programı, çalışanların giriş-çıkışını, çalışma ve fazla mesai sürelerini, izinlerini ve özlük kayıtlarını bir arada tutan yazılımdır. Merkezinde bir PDKS (personel devam kontrol sistemi) bulunur. Puantaj, izin yönetimi, belge ve zimmet takibi gibi İK işleri de bunun üstüne eklenir.

"Personel takibi" iki farklı anlamda kullanılıyor. Birincisi kayıt tutmaktır, yani kimin geldiğini, kaç saat çalıştığını ve kaç gün izni kaldığını bilmek. İkincisi ekran, e-posta ya da konum gibi şeyleri izlemektir. Fabrikada asıl ihtiyaç birincisidir. İkincisini ise ancak belirli bir amaçla ve ölçülü yapabilirsiniz.

Fabrikada hangi kayıtlar tutulmalı?

Fabrikada takip etmeniz gereken kayıtların çoğu isteğe bağlı değildir, İş Kanunu ve yönetmeliklerden doğan yükümlülüklerdir. Bir personel takip programı en azından şu alanları kapsamalıdır:

Personel takip programı neyi takip etmemeli?

Program işin gerektirdiğinden fazla kişisel veri toplamamalıdır. KVKK'nın 4. maddesine göre veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla işlenir ve bu amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü olmalıdır. KVKK Kurulu 2026'da verdiği iki ilke kararıyla çalışanı izlemenin sınırlarını netleştirdi.

• 2026/921 sayılı ilke kararına göre mesai takibi için parmak izi, yüz ya da avuç içi verisi işlemek, açık rıza alınsa bile hukuka aykırıdır.
• Kurul 16.09.2026 tarihli ve 2026/2035 sayılı ilke kararında iş amaçlı iletişim kanallarının denetiminde kademeliliğin esas olduğunu söyledi. Amaca daha hafif bir yolla ulaşılabiliyorsa daha ağır yönteme başvurulmamalı. Kurul, açık rızanın iş ilişkisinde öncelikli hukuki dayanak olamayacağını da belirtti.
• Konum alacaksanız bunu amaçla ve mesai süresiyle sınırlı tutun, saklama süresini de kısa belirleyin.
• Maaş ve sağlık bilgisi herkesin görebileceği bir ekranda durmamalı. KVKK m.12, veri sorumlusundan hukuka aykırı erişimi önleyecek teknik ve idari tedbirleri almasını istiyor.

Personel takip programı nasıl seçilir?

Fabrika için program seçerken ilk bakmanız gereken şey, programın ay sonu puantajını kendisi çıkarıp çıkarmadığıdır. Giriş-çıkışı kaydedip ham listeyi Excel'e döken bir program İK'nın asıl yükünü azaltmaz. Satıcıya şu soruları sorun:

1. Hangi doğrulama yöntemini kullanıyor, biyometrik veri olmadan başkasının yerine okutmayı önlüyor mu?
2. Puantajı vardiya, mola, izin ve resmî tatile göre hesaplıyor mu? Luca, Logo gibi muhasebe programınıza dosya veriyor mu?
3. Günlük 11 saat, haftalık süre ve yıllık 270 saat fazla çalışma sınırına yaklaşınca önceden uyarıyor mu?
4. Eksik okutmayı düzeltirken gerekçe istiyor mu ve düzeltmeyi kimin yaptığını kaydediyor mu?
5. İzin talebi, onayı ve kıdeme göre hak hesabı aynı sistemde mi? Onaylanan izin puantaja işleniyor mu?
6. Deneme süresi, İSG eğitimi, muayene ve belge bitiş tarihleri için uyarı veriyor mu?
7. Personel, vardiya ve izin bakiyelerini kim yükleyecek ve eğitim sahada mı verilecek?
8. Veriler nasıl korunuyor, yetki rolleri var mı ve sözleşme bitince kayıtlarınızı alabiliyor musunuz?

Satıcıya sorulacak soruların ayrıntılı hâlini PDKS programı seçerken sorulacak 12 soru yazısında topladık.

Excel yeter mi, program mı gerekir?

Az çalışanı olan ve tek vardiyayla çalışan bir işyerinde düzenli bir Excel dosyası iş görebilir. Vardiya sayısı, fazla mesai ve izin hareketi arttıkça Excel'deki sorunlar da büyür. Saatleri elle aktarırsınız, değişikliklerin izi kalmaz ve yasal sınırları ancak ay sonunda fark edersiniz. Bu noktaya geldiyseniz PDKS'ye geçişi planlamanın zamanı gelmiştir.