Excel'de giriş-çıkış takibi nasıl yapılır?
En sağlam yapı, her satırın bir çalışanın bir gününü gösterdiği tek bir uzun tablodur. Her ay ya da her kişi için ayrı sayfa açmak ilk başta düzenli görünür. Ama sonra toplam almak, süzmek ve hata bulmak zorlaşır. Tek tabloda tarih ve sicil sütunuyla süzerek istediğiniz kişinin istediğiniz ayını görebilir, toplamları da formülle alabilirsiniz.
Şablonda hangi sütunlar olmalı?
| Sütun | Başlık | Örnek | Not |
|---|---|---|---|
| A | Tarih | 06.10.2026 | Tarih biçiminde girin, metin olarak değil. |
| B | Sicil no | 1001 | Aynı ada sahip iki kişiyi ayırır, toplamları buna göre alırsınız. |
| C | Ad soyad | - | Bilgi içindir, hesapta sicil kullanılır. |
| D | Vardiya başlangıcı | 08:00 | Kişinin o günkü planlanan başlangıcı. |
| E | Vardiya bitişi | 18:00 | Planlanan bitiş. |
| F | Giriş | 08:07 | Gerçek giriş saati. |
| G | Çıkış | 18:02 | Gerçek çıkış saati. |
| H | Mola (dk) | 60 | Vardiya süresine göre ara dinlenmesi (aşağıya bakın). |
| I | Net çalışma (saat) | formül | Ondalık saat, 9,00 gibi. |
| J | Geç kalma (dk) | formül | |
| K | Erken çıkma (dk) | formül | |
| L | Kontrol | formül | Eksik okutma ve 11 saat uyarısı. |
Mola sütununu doldururken yasal alt sınırları bilmeniz gerekir. İş Kanunu'nun 68. maddesine göre 4 saat veya daha kısa işlerde 15 dakika, 4 saatten 7,5 saate kadar (7,5 dahil) işlerde yarım saat, 7,5 saatten uzun işlerde de 1 saat ara dinlenmesi verilir. Ara dinlenmeleri çalışma süresinden sayılmaz.
Excel saati nasıl hesaplar?
Excel saati günün kesri olarak tutar. Yani 12:00 aslında 0,5'tir, 06:00 da 0,25'tir. Bu yüzden iki saatin farkını 24 ile çarparsanız ondalık saat, 1440 ile çarparsanız dakika bulursunuz. Farkı saat:dakika olarak görmek için hücreyi "s:dd" biçimine ayarlayın. 24 saati aşan aylık toplamlarda ise "[s]:dd" biçimini kullanın, çünkü köşeli parantez olmadan toplam 24 saatte başa döner.
Hazır formüller
Formüller 2. satıra göre yazıldı, aşağı doğru kopyalayabilirsiniz. Türkçe Excel'de bağımsız değişkenler genellikle noktalı virgülle (;) ayrılır. Bölge ayarınız farklıysa virgül kullanın. İngilizce Excel karşılıklarını sağdaki sütuna koyduk.
| Hesap | Türkçe Excel | İngilizce Excel |
|---|---|---|
| Net çalışma (ondalık saat), gece yarısını geçen vardiya dahil | =YUVARLA(MOD(G2-F2;1)*24-H2/60;2) | =ROUND(MOD(G2-F2,1)*24-H2/60,2) |
| Geç kalma (dk) | =MAK(0;YUVARLA((F2-D2)*1440;0)) | =MAX(0,ROUND((F2-D2)*1440,0)) |
| Geç kalma, 5 dk tolerans ile | =EĞER((F2-D2)*1440>5;YUVARLA((F2-D2)*1440;0);0) | =IF((F2-D2)*1440>5,ROUND((F2-D2)*1440,0),0) |
| Erken çıkma (dk) | =MAK(0;YUVARLA((E2-G2)*1440;0)) | =MAX(0,ROUND((E2-G2)*1440,0)) |
| Eksik okutma uyarısı | =EĞER(YADA(F2="";G2="");"EKSİK";"") | =IF(OR(F2="",G2=""),"EKSİK","") |
| 11 saat uyarısı | =EĞER(I2>11;"11 SAAT AŞILDI";"") | =IF(I2>11,"11 SAAT AŞILDI","") |
| Bir kişinin toplam saati (ayrı özet sayfasında) | =ETOPLA(B:B;1001;I:I) | =SUMIF(B:B,1001,I:I) |
- MOD(G2-F2;1) gece vardiyası için gereklidir. 22:00'de girip 06:00'da çıkan kişide düz çıkarma eksi bir sonuç verir, MOD bunu 8 saate çevirir.
- Giriş ya da çıkış boşsa net çalışma sıfır ya da anlamsız çıkar. Bunu önlemek için net çalışma formülünü =EĞER(YADA(F2="";G2="");"";YUVARLA(MOD(G2-F2;1)*24-H2/60;2)) şeklinde sarmalayın ve eksikleri her gün kapatın.
- Gece yarısı başlayan bir vardiyada (ör. 00:00) 23:55'te gelen kişi, geç kalma formülünde neredeyse 24 saat geç görünür. Bu vardiyalarda girişi ve vardiya başlangıcını tarih ve saatle birlikte (06.10.2026 23:55 gibi) tutun.
- Çalışma Süreleri Yönetmeliği'nin 4. maddesine göre günlük çalışma süresi hiçbir şekilde 11 saati aşamaz. Uyarı sütunu bu sınırı yakalamanız için var.
Fazla mesai Excel'de nasıl izlenir?
Fazla mesaiyi günlük değil haftalık hesaplarsınız. İş Kanunu'nun 41. maddesine göre fazla çalışma haftalık 45 saati aşan çalışmadır ve yıllık toplamı 270 saati geçemez. Denkleştirme uyguluyorsanız bazı haftalarda 45 saatin aşılması fazla çalışma sayılmayabilir. Excel'de bunu izlemek için tabloya bir "Hafta" sütunu ekleyin ve haftalık toplamları ayrı bir özet sayfasında alın. 45 saati aşan kısmı da yıllık toplamda biriktirin ve ücretini ayrıca hesaplayın.
Ücretsiz araçÜcretsiz puantaj Excel şablonuGünlük saatleri bu tabloda hesapladıktan sonra aylık puantajı çalıştı, izin, rapor, devamsız gibi gün kodlarıyla tutun. Şablon eksik günü, SGK prim gününü ve yıllık 270 saati de hesaplar.HesaplaExcel ile giriş-çıkış takibinin sınırları
Excel bir hesap aracıdır, kayıt sistemi sayılmaz. Formülleriniz ne kadar iyi olursa olsun şu sınırlar kalır:
| Sınır | Sonucu |
|---|---|
| Saatler başka bir yerden (kâğıt çizelge, kart dökümü, amir notu) elle aktarılır. | Hatanın çoğu aktarımda olur ve kontrolü de yine elle yaparsınız. |
| Hücredeki saat iz bırakmadan değiştirilebilir. | Kimin, ne zaman, neyi düzelttiği bilinmez ve itirazda kayıt zayıf kalır. |
| Saati kimin girdiği kanıtlanamaz. | Başkasının yerine imza ya da kart sorunu Excel'de görünmez. |
| Vardiya, rotasyon, resmî tatil ve izin kurallarını formüle gömmek zordur. | Her istisna yeni bir sütun ve elle düzeltme demektir. |
| Yasal sınırları ancak dosyaya baktığınızda fark edersiniz. | 270 saat ya da 11 saat aşımı çoğu zaman olduktan sonra görülür. |
| Dosya e-postayla ve USB'yle dolaşır. | KVKK m.12 kişisel verilere hukuka aykırı erişimi önleyecek teknik ve idari tedbirleri ister. Dosyayı şifreleyin ve erişimi sınırlayın. |
Ayrıca Fazla Çalışma Yönetmeliği'nin 10. maddesine göre işveren fazla çalışma saatlerini gösteren bir belge düzenler ve imzalı nüshasını işçinin özlük dosyasında saklar. Bu belgeyi her ay Excel dosyanızdan yazdırıp imzalatın ve giriş-çıkış kayıtlarıyla birlikte saklayın.
Excel'i ne zaman bırakmalı?
Ay sonu puantajı birkaç gün sürüyorsa, birden fazla vardiyanız ya da gece postanız varsa veya "o gün geldim" tartışmalarını kayıtla çözemiyorsanız Excel artık size iş çıkarıyor demektir. Bu durumda Excel'den PDKS'ye geçişi adım adım planlayın.
Mertsis'te giriş-çıkıştan puantaja
- Saati kimse elle girmez. Çalışan QR kodu okutur ve kod saniyede bir değiştiği için başkasının yerine okutamaz.
- Kiosk tableti biz sağlıyoruz, çalışanlar kendi telefonlarıyla da okutabilir, isterseniz duvar tipi QR terminal de sağlıyoruz.
- Normal çalışma, fazla mesai, hafta tatili, geç kalma, erken çıkma ve eksik süre vardiya, mola, izin ve resmî tatile göre ayrı ayrı hesaplanır. Formül yazmanız ya da kopyalamanız gerekmez.
- Girişi ya da çıkışı eksik kayıtları bir listede görürsünüz. Düzeltmeyi gerekçe yazmadan yapamazsınız ve kimin ne zaman neyi değiştirdiği kayıtta kalır.
- 270 saat ve günlük 11 saat için uyarı sütunu kurmanıza gerek kalmaz, ikisi de her ay kontrol edilir. Bugünkü Excel'inizdeki personel ve vardiya verilerini de biz yükleriz.
Personel devam kontrol sistemimizi inceleyin →Puantaj programı →
Sık sorulanlar
Excel'de iki saat arasındaki çalışma süresi nasıl hesaplanır?
Çıkış saatinden giriş saatini çıkarın ve sonucu 24 ile çarparak ondalık saate çevirin. Gece yarısını geçen vardiyalar için =MOD(Çıkış-Giriş;1)*24 formülünü kullanın. Mola süresini ayrıca düşmeyi unutmayın.
Excel'de geç kalma dakikası nasıl bulunur?
Giriş saatinden vardiya başlangıcını çıkarıp 1440 ile çarpın. Negatif sonucu sıfırlamak için =MAK(0;(Giriş-Başlangıç)*1440) formülünü kullanın. Tolerans uyguluyorsanız EĞER ile belirli bir dakikanın altını sıfır sayabilirsiniz.
Excel'de toplam saat 24'ü geçince neden yanlış görünüyor?
Excel saati günün kesri olarak tuttuğu için "s:dd" biçimi 24 saatte başa döner. Aylık toplamlarda hücreyi "[s]:dd" biçimine ayarlayın ya da toplamı 24 ile çarpıp ondalık saat olarak gösterin.
Excel'le tutulan giriş-çıkış kaydı yeterli mi?
Küçük ve tek vardiyalı bir işyerinde, düzenli tutulduğu ve fazla çalışma belgeleri imzalatıldığı sürece iş görebilir. Ama saatler elle aktarıldığı ve değişiklikler iz bırakmadığı için kayıt itirazlarda zayıf kalır. Vardiya ve fazla mesai arttıkça bir PDKS'ye geçmeniz gerekir.
Kaynaklar
- 4857 sayılı İş Kanunu (m.41, m.68)
- İş Kanununa İlişkin Çalışma Süreleri Yönetmeliği (m.4)
- İş Kanununa İlişkin Fazla Çalışma ve Fazla Sürelerle Çalışma Yönetmeliği (m.10)
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (m.12)
- Microsoft Destek: Excel'de iki saat arasındaki farkı hesaplama
- Microsoft Destek: Sayıları tarih veya saat olarak biçimlendirme
- Microsoft Destek: ETOPLA işlevi
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kendi durumunuz için bir avukata ya da mali müşavirinize danışın.