Mobil PDKS nedir?
Mobil PDKS, giriş-çıkış kaydının çalışanın kendi telefonundaki bir uygulamayla yapıldığı devam kontrol sistemidir. Çalışan uygulamaya kendi hesabıyla girer, işe başlarken ve çıkarken okutma ya da onay yapar. Kayıt o anda sunucuya gider ve puantaja işlenir. Kartlı ve QR sistemlerle farklarını PDKS türleri yazısında karşılaştırdık.
Telefondan giriş-çıkış nasıl çalışır?
Güvenilir bir mobil PDKS her kayıtta kim, nerede ve ne zaman sorularını ayrı ayrı doğrular. Biri eksik kalırsa kayıt tartışmaya açık olur.
| Soru | Nasıl doğrulanır? | Zayıf uygulama |
|---|---|---|
| Kim? | Çalışanın kendi şifreli hesabıyla, hesap tek kişiye ait | Ortak hesap ya da paylaşılan şifre |
| Nerede? | Telefonun konumu fabrika sınırı içinde mi, kapıdaki değişen QR okutuldu mu | Konuma hiç bakılmıyor ya da yalnız konuma güveniliyor |
| Ne zaman? | Sunucu saatiyle | Telefonun saatiyle (çalışan değiştirebilir) |
Uygulamada sadece "Giriş yap" düğmesine basmak en zayıf yöntemdir, çünkü kayıt kişiye bağlıdır ama yere bağlı değildir. Düğmeye konum kontrolü eklemek durumu iyileştirir. En güçlüsü, kapıdaki ekranda sürekli değişen bir QR kodu telefonla okutmak ve aynı anda konuma bakmaktır.
Konum doğrulama nasıl yapılır?
Okutma anında telefonun konumunun, haritada çizilmiş işyeri sınırının (geofence) içinde olup olmadığına bakılır. Sınır dışından yapılan okutma reddedilir ya da "kontrol edilecek" diye işaretlenir. Kurulumda iki teknik gerçeği hesaba katmanız gerekir.
- GPS her zaman tam doğru değildir. ABD hükümetinin GPS sitesine göre GPS'li telefonlar açık havada tipik olarak yaklaşık 4,9 metre yarıçapında doğrudur, bina, köprü ve ağaç yakınında doğruluk düşer. Fabrika binasının içinde sapma daha da artabilir. Sınırı bina duvarına göre değil, biraz pay bırakarak çizin, yoksa içerideki çalışan "dışarıda" görünür.
- Telefonun konumunu yapay olarak değiştiren uygulamalar vardır. Bu yüzden yalnız konuma güvenmek yerine konumu, sadece kapıda görülebilen ve sürekli değişen bir kodla birleştirmek daha sağlamdır.
Mobil PDKS kimler için uygun?
| İşyeri tipi | Uygun mu? | Not |
|---|---|---|
| Tek kapılı fabrika, vardiyalı üretim | Uygun, kiosk ile birlikte | Telefonu olmayan ya da yanında taşımayan çalışan için kapıda tablet bırakın. |
| Birden çok şube ya da depo | Çok uygun | Her yere kart okuyucu kurmak yerine her şube için ayrı konum sınırı çizilir. |
| Saha ekibi, servis, montaj | Uygun | Müşteriye giden çalışanın yolda geçen süresi de hesaba girer (aşağıya bakın). |
| Telefonun üretim alanına alınmadığı işyerleri | Kısmen | Okutma kapıdaki dolabın önünde yapılır ve telefon içeri alınmaz. Burada kiosk daha pratik olabilir. |
| Ofis kadrosu | Uygun | Kapıdan geçmeyen personel için okutma şartı ayrıca tanımlanabilir. |
Saha çalışanlarında yolda geçen süre
İş Kanunu'nun 66. maddesine göre işveren işçiyi işyeri dışında bir yerde çalışmak üzere gönderirse yolda geçen süre günlük çalışma süresinden sayılır. Saha ekibinin günü mobil PDKS'de yalnız "müşteride geçen süre" olarak kaydediliyorsa puantaj eksik çıkar. Gün başı ve gün sonu kaydı, görevlendirmenin başladığı ve bittiği ana göre yapılmalıdır.
Mobil PDKS'de KVKK açısından nelere dikkat edilir?
Telefondan giriş-çıkışta işlenen saat ve konum kişisel veridir, dolayısıyla KVKK'nın genel ilkeleri ve aydınlatma yükümlülüğü geçerlidir. Mobil PDKS'de öne çıkan noktalar şunlar:
- Okutma anındaki konum ile gün boyu takip aynı şey değildir. Yalnız "giriş anında fabrikada mı?" sorusunu cevaplamak çok daha az müdahalecidir. Amacınıza yetecek en dar yöntemi seçin (KVKK m.4, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işleme).
- Konum hassas bir veridir. Kurul 2021/1303 sayılı kararında konumun kişinin yaşam alışkanlıklarını ortaya çıkarabileceğini ve ancak istisnai olarak başvurulması gereken bir yöntem olduğunu belirtti.
- Mesai dışında konum alınmamalıdır. Uygulama, çalışan çıkış yaptığında ya da vardiyası bittiğinde konum almayı bırakmalı.
- Veri toplanmadan önce çalışanı bir aydınlatma metniyle bilgilendirin. KVKK m.10'a göre çalışan amaç, toplama yöntemi, hukuki sebep, aktarım ve hakları hakkında önceden bilgilendirilmelidir.
- Açık rıza her sorunu çözmez. Kurul 2026/921 sayılı ilke kararında işçi ile işveren arasındaki güç dengesizliğinin rızanın özgür verilip verilmediğini şüpheli kıldığını, geçerli bir rıza olsa bile ölçüsüz işlemenin hukuka uygun olmayacağını söyledi.
Telefonu olmayan çalışan ne yapar?
Mobil PDKS çoğu zaman çalışanın kişisel telefonunda çalışır. Telefonu olmayan, uygulama kurmak istemeyen ya da telefonu bozulan çalışan için kapıda bir kiosk tablet bulundurursanız hem itirazlar azalır hem de "okutamadım" yüzünden oluşan eksik kayıtlar.
Mobil PDKS'ye geçerken hangi sırayla ilerlenir?
- Fabrikanın ve varsa şubelerin sınırını haritada çizin, GPS sapması için pay bırakın.
- Kimin telefondan, kimin kiosktan okutacağını belirleyin. Ofis kadrosu gibi kapıdan geçmeyenleri ayrıca tanımlayın.
- Aydınlatma metnine konumun ne zaman alındığını ve ne kadar saklandığını yazın, sonra imzalatın.
- Uygulamaya giriş, okutma ve okutmayı unutunca ne olacağı üzerine sahada kısa bir eğitim yapın.
- İlk ay eski yöntemle paralel puantaj çıkarıp sonuçları karşılaştırın.
Mertsis'te telefondan giriş-çıkış
- Çalışan kendi telefonuyla QR okutur. Kod saniyede bir değiştiği için fotoğrafı çekilip başkasının yerine okutulamaz. Telefondan girişte sistem fabrika konumunu da kontrol eder.
- Telefonu olmayan çalışan kapıdaki kiosk tabletinden okutur. Kiosk tableti biz sağlıyoruz. Kapıdan geçmeyen ofis kadrosunu da "kart basmaz" olarak işaretleyebilirsiniz.
- İsteğe bağlı Konum paketi mesai boyunca alan içinde ve dışında geçen süreyi ölçer. Çıkış yapan ya da vardiyası biten çalışanın konumu alınmaz, fabrikadan uzak konum da kaydedilmez. Konum izi de 48 saatte silinir.
- KVKK aydınlatma ve açık rıza metinleri işe giriş setinde yer alır.
Personel devam kontrol sistemimizi inceleyin →Puantaj programı →
Sık sorulanlar
Mobil PDKS nedir?
Çalışanların giriş ve çıkışlarını kendi telefonlarındaki bir uygulamadan yaptığı devam kontrol sistemidir. Kayıt sunucu saatiyle tutulur ve genellikle konumla ya da kapıdaki QR kodla doğrulanır.
Telefondan giriş-çıkışta çalışan evden okutabilir mi?
Sistem yalnız düğmeye basmaya dayanıyorsa evet. Bunu önlemek için okutma anında telefonun işyeri sınırı içinde olup olmadığına bakılmalı, mümkünse sadece kapıda görülebilen ve sürekli değişen bir QR kod okutulmalıdır.
Mobil PDKS için çalışandan açık rıza almak gerekir mi?
Asıl yükümlülük, veri toplanmadan önce çalışanı aydınlatmaktır (KVKK m.10). Kurul, iş ilişkisindeki güç dengesizliği yüzünden rızanın özgür olup olmadığını sorguluyor ve rıza ölçüsüz bir işlemeyi hukuka uygun hâle getirmiyor. Konumu yalnız mesaiyle ve amaçla sınırlı almak daha önemlidir.
GPS fabrikanın içinde doğru çalışır mı?
Tam değil. GPS'li telefonlar açık havada tipik olarak yaklaşık 4,9 metre yarıçapında doğrudur, bina, köprü ve ağaç yakınında doğruluk düşer. Sınırı pay bırakarak çizin ve konumu kapıdaki değişen QR gibi ikinci bir kontrolle destekleyin.
Kaynaklar
- 6698 sayılı Kişisel Verilerin Korunması Kanunu (m.4, m.5, m.10)
- KVKK karar özeti 2021/1303
- KVKK: 2026/921 sayılı ilke kararına ilişkin kamuoyu duyurusu
- 4857 sayılı İş Kanunu (m.66)
- GPS.gov: GPS Accuracy
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kendi durumunuz için bir avukata ya da mali müşavirinize danışın.