PDKS ne işe yarar?
PDKS (personel devam kontrol sistemi), çalışanların giriş ve çıkış saatlerini kaydeder. Bu kayıtlar vardiya, mola, izin ve resmî tatil bilgileriyle birleşince puantaj ortaya çıkar: kim kaç saat normal çalıştı, kaç saat fazla mesai yaptı, kaç gün gelmedi, ne kadar geç kaldı.
Fabrikada bu bilgi üç yere gider: muhasebe (maaş ve SGK bildirimi), İK (izin, devamsızlık, yasal sınırlar) ve yönetim (kim geldi, kayıp zaman nerede). Kâğıt ya da Excel'le tutulan devam kaydı bu üç ihtiyacı ancak günler süren elle işle karşılar.
PDKS çeşitleri: kart, parmak izi, yüz tanıma, QR
| Yöntem | Nasıl çalışır | Dikkat edilecek nokta |
|---|---|---|
| Kartlı (RFID) | Çalışan kartını okuyucuya okutur. | Kart başkasına verilebilir; arkadaşı yerine okutma en sık görülen hiledir. |
| Parmak izi | Okuyucu parmak izini tanır. | KVKK Kurulu'nun 2026/921 sayılı ilke kararına göre yalnızca mesai takibi için parmak izi kullanmak, açık rıza alınsa bile hukuka aykırıdır. Ayrıntısı bu yazıda. |
| Yüz tanıma | Kamera yüzü tanır. | Yüz verisi de biyometriktir; aynı ilke kararı yüz tanımayla mesai takibini de kapsar. |
| QR ve mobil | Çalışan sürekli değişen bir QR kodu telefonu ya da kiosk tabletle okutur. | Biyometrik veri gerekmez. QR'ın kısa sürede değişmesi ve konum kontrolü hileyi önler. |
Sistem seçerken sorulacak 10 soru
- Biyometrik veri topluyor mu? Parmak izi ya da yüz verisi topluyorsa KVKK açısından nasıl bir dayanağa sahip?
- Arkadaşı yerine okutma engelleniyor mu? Kart başkasına verilebiliyorsa sistem hileye açıktır.
- Puantajı kendisi çıkarıyor mu? Yoksa ham giriş-çıkış listesini Excel'e mi döküyor?
- Muhasebe programınıza dosya veriyor mu? Luca ya da Logo'ya aktarım tek tıkla mı, elle mi?
- Yasal sınırları izliyor mu? Yıllık 270 saat fazla mesai, günlük 11 saat ve hafta tatili aşılmadan uyarıyor mu?
- Eksik okutmalar nasıl düzeltiliyor? Düzeltme gerekçe istiyor mu, kimin yaptığı kayıt altında mı?
- İzin süreci içinde mi? İzin talebi, onayı ve yıllık izin hakkı aynı sistemde mi?
- Ek donanım gerekiyor mu? Her kapıya cihaz mı lazım, yoksa mevcut tablet ve telefonlar yetiyor mu?
- Kurulum ne kadar sürüyor, verileri kim yüklüyor? Personel ve vardiya listelerini siz mi gireceksiniz?
- Veriler nerede duruyor ve kim görüyor? Yetki rolleri var mı, maaş ve sağlık bilgisi herkese açık mı?
Fabrikalarda en sık yaşanan üç sorun
Ay sonu yığılması. Giriş-çıkış verisi var ama puantaj yok. İK ayın son haftasını eksik okutmaları kovalayarak ve Excel'de formül düzelterek geçirir.
Kart paslaşması. Geç kalan ya da hiç gelmeyen çalışanın kartını arkadaşı okutur. Sistem kaydı doğru görünür, maaş tam ödenir. Yargıtay bu davranışı haklı fesih sebebi sayıyor; ayrıntısı bu yazıda.
Görünmeyen kayıp zaman. Çalışan içeride görünür ama mesainin bir kısmı telefonda ya da çalışma alanının dışında geçer. Klasik PDKS bunu ölçmez.
Mertsis Digital ile
Biyometrik veri toplamayan, puantajı kendisi çıkaran PDKS
- QR kod saniyede bir değişir; fotoğrafı çekilip başkası yerine okutulamaz. Telefondan girişte fabrika konumu kontrol edilir.
- Puantaj vardiya, mola, izin ve tatile göre kendiliğinden çıkar; Luca (.xls) ve Logo dosyası tek tıkla.
- 270 saat, günlük 11 saat ve hafta tatili kontrolü; eksik okutmalar gerekçeli düzeltme listesinde.
- Bir haftada kurulum; personel ve vardiya verilerinizi biz yükleriz, ek donanım şart değil.
Sık sorulanlar
PDKS ne demek?
PDKS, personel devam kontrol sisteminin kısaltmasıdır. Çalışanların işe giriş ve çıkış saatlerini kaydeden ve bu kayıtlardan puantaj üreten sistemleri anlatır.
PDKS zorunlu mu?
Kanun belirli bir cihaz ya da yazılım şartı koymaz. Ancak işveren çalışma sürelerini, fazla çalışmayı ve izinleri kanıtlayabilmek zorundadır; bu kayıtların güvenilir tutulmasının en pratik yolu bir PDKS'dir.
Parmak izli PDKS kullanmak yasak mı?
Yalnızca mesai takibi amacıyla kullanılıyorsa evet. KVKK Kurulu'nun 29.04.2026 tarihli ve 2026/921 sayılı ilke kararına göre mesai takibi için biyometrik veri (parmak izi, yüz, avuç izi) işlemek, çalışandan açık rıza alınsa bile hukuka aykırıdır. Kart, PIN ya da QR gibi alternatifler kullanılmalıdır.
PDKS kurulumu ne kadar sürer?
Sisteme göre değişir. Mertsis Digital'de kurulum bir haftadır: personel, vardiya ve izin bakiyeleri sizin Excel'inizden yüklenir, ilk ay sonu puantajı birlikte çıkarılır.
Kaynaklar
Bu yazı genel bilgilendirme amaçlıdır, hukuki görüş değildir. Kendi durumunuz için bir avukata ya da mali müşavirinize danışın.