PDKS programı seçerken sorulacak 12 soru

Önce kendi ihtiyacınızı yazın

PDKS satıcısıyla konuşmadan önce dört bilgiyi bir sayfaya yazın. Bunlar çalışan sayınız, vardiya düzeniniz (tek vardiya mı, üç vardiya mı, rotasyon var mı), kullandığınız muhasebe ya da bordro programı ve bugün puantajın kaç gün sürdüğüdür. Hangi soruların sizin için öncelikli olduğu bu dört bilgiye göre değişir.

Hukuk ve veri güvenliği

1. Parmak izi ya da yüz tanıma kullanıyor mu?

KVKK Kurulu'nun 2026/921 sayılı ilke kararına göre mesai takibi için biyometrik veri işlemek, çalışandan açık rıza alınsa bile hukuka aykırı sayılıyor. Size biyometrik cihaz öneren satıcıya bu riskin kimde kalacağını sorun.

2. Veriler nasıl korunuyor, kim erişebiliyor?

Yedek alınıp alınmadığını ve firma içinde kimin neyi görebildiğini sorun. Mesela amir yalnız kendi ekibini mi görüyor, İK herkesi mi? Maaş ve sağlık bilgisi gibi hassas alanlar sadece yetkili kişilere açık olmalıdır.

3. Telefondan girişte konum ne zaman alınıyor?

Çalışanın telefonundan giriş-çıkış ya da konum doğrulaması varsa konumun yalnız mesai sırasında mı alındığını, ne kadar saklandığını ve çalışanın nasıl bilgilendirildiğini sorun. Mesai dışında konum takibini KVKK karşısında savunmak zordur.

Kayıt güvenilirliği

4. Başkası yerine okutma (kart paslaşması) nasıl önleniyor?

Kartla, sabit QR kodla ya da paylaşılabilen bir şifreyle girişte kart ya da kod arkadaşa verilebilir. Doğrulamanın kişiye bağlı olup olmadığını ve kopyalanıp kopyalanamayacağını sorun. Kod sürekli değişiyor mu, fotoğrafı çekilip başka yerden okutulabiliyor mu?

5. Eksik okutma ve elle düzeltme nasıl kayda geçiyor?

Her fabrikada unutulan okutma olur. Önemli olan düzeltmeyi kimin, ne zaman ve hangi gerekçeyle yaptığının kayıtta kalmasıdır. Gerekçesiz ve iz bırakmayan düzeltmeye izin veren bir sistem, iş davasında kayıtlarınızın güvenilirliğini zayıflatır.

6. İnternet ya da sunucu kesilince okutmalar kayboluyor mu?

Bağlantı koptuğunda kapıdaki cihaz okutmayı reddediyor mu, yoksa sırada tutup bağlantı gelince mi gönderiyor? Vardiya değişiminde birkaç dakikalık bir kesinti bile yüzlerce eksik kayıt demektir.

Puantaj ve vardiya

7. Puantaj muhasebe programınıza dosya olarak çıkıyor mu?

Luca, Logo ya da kullandığınız programın kabul ettiği biçimi sorun ve örnek dosya isteyin. Puantaj sistemden çıkıp yeniden elle Excel'e girilecekse kazancın büyük kısmı gider.

8. Fabrikanızın vardiya kurallarını tanıyor mu?

Gece postası, haftalık rotasyon, vardiya başına birden fazla mola, cumartesi farklı ücretli çalışma, resmî tatil ve hafta tatili çalışması gibi kendi vardiya kurallarınızı tek tek sorun. Yıllık 270 saat fazla çalışma sınırının takip edilip edilmediğini de öğrenin.

9. İzin, rapor ve belge takibi aynı sistemde mi?

Yıllık izin bakiyeleri, raporlar ve İSG eğitim ve muayene tarihleri ayrı Excel'lerde kalırsa puantajı yine elle düzeltirsiniz. Bunların aynı sistemde olup olmadığını ve süre dolmadan uyarı verilip verilmediğini sorun.

Kurulum ve sözleşme

10. Kurulumu ve veri aktarımını kim yapıyor?

Personel listesini, vardiya atamalarını ve izin bakiyelerini sisteme kimin gireceğini, eğitimin sahada mı uzaktan mı verileceğini ve ilk ay puantajında destek verilip verilmeyeceğini sorun. Excel'den PDKS'ye geçişte işin en zor kısmı yazılım değil veridir.

11. Kiosk tableti kim sağlıyor?

Kapıdaki tableti, terminali ya da turnikeyi kimin sağladığını, çalışanların kendi telefonlarıyla da okutup okutamayacağını sorun. Cihaz sizin sorumluluğunuzdaysa arıza ve yedek parçanın kimde olduğunu da yazılı alın.

12. Ayrılmak isterseniz verinizi alabiliyor musunuz?

Sözleşme bittiğinde geçmiş giriş-çıkış kayıtlarını ve puantajları hangi biçimde teslim alacağınızı sorun. Puantaj kayıtlarını saklamak işverenin yükümlülüğüdür ve sağlayıcı değişince kaybolmamalıdır.

Kısa kontrol listesi