Özlük dosyası nedir, içinde hangi belgeler olmalı? 2026 kontrol listesi

Özlük dosyası nedir?

İş Kanunu'nun 75. maddesine göre işveren çalıştırdığı her işçi için bir özlük dosyası düzenler. Dosyada işçinin kimlik bilgilerinin yanında, İş Kanunu ve diğer kanunlar uyarınca düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıt saklanır ve istendiğinde yetkili memur ve mercilere gösterilir.

Aynı madde işverene bir de gizlilik yükümlülüğü yükler: işçi hakkında edinilen bilgiler dürüstlük kurallarına ve hukuka uygun kullanılır, gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgiler açıklanmaz. Kanun dosyanın kâğıt ya da elektronik olacağını belirlemez; önemli olan belgenin bulunması ve istendiğinde gösterilebilmesidir.

Özlük dosyasında bulunması gereken belgeler

Kanunda tek bir resmî liste yoktur; dosyanın içeriğini "kanunlar gereği düzenlenmesi zorunlu belgeler" belirler. Fabrikalarda aşağıdaki tablo pratik bir başlangıçtır.

İşe girişte toplanacak evrakın ayrıntılı listesi için: işe giriş evrakları listesi. Zimmet belgesi için: zimmet tutanağı nasıl hazırlanır.

Özlük dosyası ne kadar saklanır?

İş Kanunu ayrı bir süre belirlemez. Ancak 5510 sayılı Kanun'un 86. maddesi işyeri kayıt ve belgelerinin, ilgili oldukları yılı izleyen takvim yılı başından itibaren 10 yıl saklanmasını ister; eksik gün belgeleri de bu süreye tabidir. Ücret alacaklarında zamanaşımı 5 yıl, kıdem ve diğer işçilik alacaklarında da dava riski ayrılıştan sonra yıllarca sürer. Bu yüzden uygulamada özlük dosyası, işçinin ayrılışından sonra en az 10 yıl saklanır.

KVKK açısından özlük dosyası

Özlük dosyası çalışanın kişisel verilerinin toplandığı yerdir; içinde sağlık raporu gibi özel nitelikli veriler de bulunur. 6698 sayılı Kanun'un 6. maddesine göre özel nitelikli veriler; istihdam, iş sağlığı ve güvenliği ve sosyal güvenlik alanlarındaki hukuki yükümlülüklerin yerine getirilmesi için zorunluysa işlenebilir, ancak Kurulun belirlediği yeterli önlemler alınmalıdır.

• Az veri: İşin gerektirmediği belgeyi istemeyin. Türk Borçlar Kanunu m.419'a göre işveren işçinin kişisel verilerini ancak işe yatkınlıkla ilgili ya da sözleşmenin ifası için zorunlu olduğu ölçüde kullanabilir.
• Erişim kısıtı: Sağlık raporları ve maaş bilgisi yalnızca yetkili kişilere açık olmalı; işyeri hekimi kayıtları ayrı tutulmalı.
• Silme: Saklama süresi dolan veriler silinir, yok edilir ya da anonim hâle getirilir (6698 m.7).
• Aydınlatma: Çalışana hangi verinin hangi amaçla işlendiği işe girişte bildirilir. Ayrıntı: çalışan aydınlatma metni.

Özlük dosyası düzenlememenin cezası

Özlük dosyası düzenlememek İş Kanunu'nun 104. maddesi kapsamındadır ve 2026'da 26.620 TL idari para cezası gerektirir. Ceza tek başına büyük görünmeyebilir; asıl maliyet, dosyada bulunması gereken belgelerin eksikliğinde ortaya çıkar: imzalı fazla çalışma onayı yoksa her işçi için 4.815 TL (m.102/c), yazılı çalışma koşulları belgesi verilmemişse her işçi için 2.531 TL (m.99/1-c) ceza ve bir davada ispat yükünün işverende kalması.

Denetime hazır özlük dosyası için 6 adım

1. Her çalışan için aynı sırayla dosyalanan standart bir kontrol listesi kullanın.
2. İşe giriş setini çalışan işe başlamadan önce tamamlayın: sözleşme, SGK bildirgesi, sağlık raporu, İSG eğitimi, KVKK aydınlatma.
3. Süreli belgelerin (sağlık muayenesi, İSG eğitimi, MYK belgesi) bitiş tarihlerini takip edin.
4. Her ay izin, rapor ve devamsızlık belgelerini ilgili kişinin dosyasına ekleyin.
5. Ayrılışta çalışma belgesi, ayrılış bildirgesi ve zimmet iadesini kapatın.
6. Ayrılan çalışanın dosyasını arşive alın; 10 yıl sonra imha planına ekleyin.