İşe giriş evrakları listesi 2026: hangisi zorunlu, hangisi istenmemeli?

Önce ayrım: kanunen zorunlu olan ve olmayan

Türk iş mevzuatında "işe girişte şu belgeler istenir" diye tek bir liste yoktur. Belgeleri üç gruba ayırmak işinizi kolaylaştırır: işverenin hazırlamak zorunda olduğu belgeler, kanunun öngördüğü durumlarda istenen belgeler ve işin gerektirdiği ölçüde talep edilebilecek bilgiler. KVKK ve Türk Borçlar Kanunu m.419 gereği işveren, çalışanın verilerini ancak işe yatkınlık ya da sözleşmenin ifası için zorunlu olduğu ölçüde kullanabilir.

İşverenin hazırlaması zorunlu belgeler

SGK bildiriminin süreleri ve cezaları için: SGK işe giriş bildirgesi. İSG eğitim ve muayene süreleri için: İSG eğitimi ve sağlık muayenesi süreleri.

Kanunun öngördüğü durumlarda istenen belgeler

• Mesleki eğitim belgesi: Mesleki eğitim alma zorunluluğu bulunan tehlikeli ve çok tehlikeli işlerde, yapacağı işle ilgili mesleki eğitim aldığını belgeleyemeyen çalıştırılamaz (6331 m.17/3). Ayrıntı: MYK belgesi zorunlu meslekler.
• Başka işyerinden gelen çalışanın İSG eğitim belgesi: Tehlikeli ve çok tehlikeli işyerlerinde, başka işyerlerinden çalışmak üzere gelenler yapılacak işin risklerine ilişkin eğitimi aldığını gösteren belge olmadan işe başlatılamaz (6331 m.17/5).
• Operatör belgeleri: Forklift gibi iş ekipmanlarını kullanacak çalışanlar için ilgili mevzuatın aradığı belgeler.
• Yabancı uyruklu çalışan için çalışma izni.

Adli sicil kaydı: her işçiden istenmemeli

Ceza mahkûmiyetine ilişkin veriler KVKK m.6'ya göre özel nitelikli kişisel veridir ve işlenmesi kural olarak yasaktır. Ancak kanunlarda açıkça öngörülmesi ya da istihdam alanındaki bir hukuki yükümlülüğün yerine getirilmesi için zorunlu olması gibi istisnalarla işlenebilir. Bu nedenle adli sicil kaydını "her ihtimale karşı" tüm çalışanlardan istemek yerine, yalnızca bir kanunun açıkça aradığı görevler için isteyin ve avukatınızla birlikte hangi pozisyonların buna girdiğini belirleyin.

İşin gerektirdiği ölçüde istenebilecek bilgiler

Nüfus cüzdanı fotokopisi, ikametgâh, diploma ya da öğrenim belgesi, banka hesap bilgisi gibi belgeler kanunda genel bir zorunluluk olarak sayılmaz; ancak SGK bildirimi, ücretin bankadan ödenmesi, tebligat ya da pozisyonun gerektirdiği nitelik için gerekebilir. Pratik ilke: amacı olan belgeyi isteyin, amacını aydınlatma metninde yazın.

• Kimlik bilgisi: SGK bildirimi ve özlük dosyası için gerekir (İş K. m.75 kimlik bilgisini sayar).
• Adres: Tebligat ve iletişim için.
• Banka hesap bilgisi: Türkiye genelinde 3 ve üzeri işçi çalıştıran işveren için ücret bankadan ödenir.
• Diploma / sertifika: Pozisyon belirli bir öğrenim ya da yeterlilik gerektiriyorsa.
• Acil durumda ulaşılacak kişi: İsteğe bağlı; aydınlatma metninde belirtin.

İşe giriş günü kontrol listesi

1. SGK işe giriş bildirgesi verildi mi, onay çıktısı dosyada mı?
2. İş sözleşmesi iki nüsha imzalandı mı; çalışma süresi, ücret, deneme süresi yazılı mı?
3. Sağlık raporu alındı mı (tehlikeli/çok tehlikeli işte işe başlamadan önce)?
4. İşe başlama İSG eğitimi verildi ve imzalatıldı mı; temel eğitim tarihi planlandı mı?
5. KVKK aydınlatma metni verildi mi; açık rıza gerekiyorsa ayrı alındı mı?
6. Fazla çalışma onayı alındı mı?
7. Kişisel koruyucu donanım ve iş ekipmanı zimmetle teslim edildi mi?
8. Vardiya, servis ve giriş-çıkış sistemine tanımlandı mı?

Tüm bu belgelerin nasıl saklanacağı: özlük dosyası rehberi.