Savunma istemi yazısı nasıl yazılır? Süre, örnek metin ve tutanakla ilişkisi

Savunma istemi ne zaman zorunlu?

İş Kanunu'nun 19. maddesine göre belirsiz süreli iş sözleşmesi, işçinin davranışı ya da verimiyle ilgili nedenlerle işçinin savunması alınmadan feshedilemez. Bu kural özellikle iş güvencesi kapsamındaki işçiler için geçerli feshin usul şartıdır. İş güvencesi için işyerinde 30 ya da daha fazla işçi çalışması ve işçinin en az 6 ay kıdemi olması gerekir (m.18).

Aynı madde, işverenin 25. maddenin II numaralı bendine dayanan fesih hakkını ayrık tutar. Yani ahlak ve iyi niyet kurallarına aykırı hallere dayanan haklı fesihte savunma almak zorunlu değildir. Yine de pratikte devamsızlık gibi bu hallerde de işçiden yazılı açıklama istenir. Çünkü olayın gerçekten 25/II kapsamında olduğunu ispatlamak işverene düşer ve işçinin açıklaması dosyadaki bir eksiği ortaya çıkarabilir.

Savunma istemi yazısında neler bulunmalı?

Yazıda işçiye neyle suçlandığını açık ve somut biçimde bildirmeniz gerekir. "Kurallara uymadınız" gibi genel bir ifade işçinin savunma hakkını fiilen kullanmasına imkân vermez, çünkü işçi neye cevap vereceğini bilmelidir. Yazıda en az şunlar yer almalı:

1. Firma unvanı ile işçinin adı soyadı, sicil numarası, bölümü ve vardiyası.
2. Olayın tarihi, saati ve yeri. Mesela "14.10.2026 günü 08.00-16.00 vardiyasında, B hattında" gibi.
3. İddia edilen davranışın ne olduğu ve varsa hangi talimatın ya da disiplin yönetmeliği maddesinin ihlal edildiği.
4. Olay tutanağı, giriş-çıkış dökümü, kamera tespiti ya da tanık beyanı gibi elinizdeki dayanak belgeler. İşçi isterse bunları incelemesine izin verin.
5. Savunmanın yazılı verileceği, son gün ve saat ve kime teslim edileceği.
6. Süresinde savunma verilmezse savunma hakkının kullanılmamış sayılacağı ve değerlendirmenin eldeki bilgilerle yapılacağı.
7. Tarih, yetkili imzası ve işçinin "tebliğ aldım" notunu, tarihini ve imzasını atacağı alan.

Savunma için kaç gün süre verilir?

İş Kanunu savunma için belirli bir gün sayısı koymaz. Verdiğiniz süre, işçinin iddiaları öğrenip cevap hazırlamasına yetecek makul bir süre olmalıdır. Pratikte basit olaylar için birkaç iş günü verilir, çok sayıda belgeye dayanan karmaşık iddialarda süre uzatılır. Aynı gün "hemen yaz" denerek alınan savunma, işçinin hazırlanma imkânı olmadığı gerekçesiyle tartışmaya açık kalır.

Örnek savunma istemi metni

Buradaki metin genel bir örnektir. Somut olaya, iş sözleşmesine ve varsa toplu iş sözleşmesindeki disiplin hükümlerine göre uyarlamanız gerekir.

Tutanak ile savunma istemi arasındaki ilişki

Tutanak olayı tespit eder, savunma istemi ise işçiye bu tespite cevap verme hakkı tanır. İkisi birbirinin yerini tutmaz, birbirini tamamlar. Doğru sıra şöyledir:

1. Olay günü tutanak tutulur. Olayı gören yetkili ve tanıklar imzalar, tarih, saat, yer ve olay somut olarak yazılır.
2. Giriş-çıkış dökümü, üretim kaydı ya da kamera tespiti gibi destekleyici belgeler tutanağa eklenir.
3. Tutanaktaki iddia aynen ve somut olarak işçiye yazılı bildirilir.
4. İşçinin ileri sürdüğü mazeret ya da karşı iddia incelenir, gerekirse ek tanık dinlenir.
5. Disiplin yaptırımı ya da fesih kararı yazılı verilir. Fesihte sebep açık ve kesin olarak yazılır (m.19/1).

Savunma istemindeki iddia, tutanaktaki tespit ve fesih bildirimindeki sebep aynı olmalıdır. Tutanakta geç kalma, savunma isteminde talimata aykırılık, fesih bildiriminde verimsizlik yazan bir dosya davada işverenin aleyhine okunur. Belgeler aynı olayı aynı sözcüklerle anlatırsa ispat kolaylaşır.

Tebliğ nasıl yapılır, işçi imzalamazsa ne olur?

En güvenli yol savunma istemini işçiye elden ve imza karşılığında vermektir. Tebliği ispatlamak işverene düşer. İşçi yazıyı almayı ya da imzalamayı reddederse, yazının okunduğunu ve imzadan kaçınıldığını iki tanıklı bir tutanakla tespit edin. İşçi işyerine gelmiyorsa yazıyı bilinen adresine noter aracılığıyla ya da iadeli taahhütlü postayla gönderin.

• Savunma yazısının bir nüshasını, tebliğ belgesini ve işçinin verdiği savunmayı özlük dosyasında saklayın.
• Kanun işçiyi savunma vermeye zorlamaz. Usulüne uygun davet edildiği hâlde süresinde savunma vermeyen işçi için bu durumu tutanakla belgeleyin.
• Sözlü savunma alacaksanız söylenenleri tutanağa yazıp işçiye imzalatın. İmzasız sözlü savunmayı ispatlamak zordur.

En sık yapılan hatalar

• Tarih, saat ve olay yazmadan "disipline aykırı davranışlarınız" gibi soyut bir iddiada bulunmak.
• Fesihten sonra savunma istemek. Savunma fesihten önce alınmalıdır ve fesih yazısıyla aynı gün verilen savunma istemi amacına ulaşmaz.
• Aynı gün ya da birkaç saat içinde savunma istemek gibi gerçekçi olmayan bir süre tanımak.
• Savunması alınan olay dışında başka bir sebeple fesih yapmak.
• Kayıtla çelişmek. Mesela tutanakta geç geldiği yazan gün giriş-çıkış kaydında zamanında görünebilir. Fesihten önce kaydı mutlaka kontrol edin.