PDKS kayıtları mahkemede delil midir? Fazla mesai davasında puantaj, bordro ve ispat yükü

PDKS kayıtları delil olarak kullanılabilir mi?

Evet. Hukuk Muhakemeleri Kanunu m.199, uyuşmazlık konusu olayları ispata elverişli elektronik verileri de belge sayar. Kartla, QR'la ya da başka bir yöntemle tutulan giriş-çıkış kayıtları da buna girer. Üstelik işverenin ayrıca bir yükümlülüğü var: Çalışma Süreleri Yönetmeliği m.9'a göre işveren çalışma sürelerini uygun araçlarla belgelemek zorundadır.

Yalnız PDKS kaydı işçinin imzasını taşımaz, o yüzden mahkeme onu puantaj, bordro ve tanık beyanı gibi diğer delillerle birlikte değerlendirir. Kayıt kural olarak çalışanın işyerinde bulunduğu süreyi gösterir. Bu sürenin ne kadarının fiilen çalışma, ne kadarının ara dinlenmesi olduğu ayrıca tartışılabilir.

Fazla mesai davasında ispat yükü kimde?

Genel kurala göre bir olayı ispat etmek, o olaydan kendi lehine hak çıkaran tarafa düşer (HMK m.190). Yargıtay'ın fazla çalışma davalarındaki yerleşik yaklaşımı bunu şöyle uygular:

İmzalı puantaj ve bordro neden önemli?

Yerleşik yaklaşıma göre işçinin imzasını taşıyan puantaj ve fazla mesai tahakkuku olan imzalı bordro, işverenin elindeki en güçlü belgedir. İmzalı belgede yazandan fazla çalışıldığı iddiası kural olarak tanıkla değil, yazılı delille ispatlanmalıdır. İşçi bordroya ihtirazi kayıt (çekince) koyduysa ya da bordro imzasızsa, fazla çalışma tanık dahil her türlü delille ispatlanabilir.

• Fazla Çalışma Yönetmeliği m.10'a göre işveren fazla çalışma saatlerini gösteren bir belge düzenler ve imzalı bir nüshasını işçinin özlük dosyasında saklar.
• Bordrodaki fazla mesai saati ile PDKS'ten çıkan saat aynı olmalıdır. Bordroda her ay sabit "10 saat" yazıp kayıtlarda 40 saat görünmesi, belgelerin gerçeği yansıtmadığı izlenimini verir.
• Ücreti bankadan ödemek ve fazla mesaiyi bordroda ayrı kalem olarak göstermek ödemenin ispatını kolaylaştırır. Elden ödemeyi ispatlamak ise zordur.
• Fazla çalışma için işçinin yazılı onayını ayrıca alıp saklayın.

Kayıt yoksa ne olur? Tanık beyanı ve hakkaniyet indirimi

İşyerinde güvenilir bir kayıt yoksa fazla çalışma çoğunlukla tanık beyanlarına göre belirlenir. İşveren için sonucunu kestirmesi en zor durum budur. Tanık anlatımına dayanan hesap kesin bir veriye dayanmadığı için mahkemeler pratikte hakkaniyet (takdiri) indirimi yapar. Belgeye dayanan hesapta ise bu indirim genellikle uygulanmaz.

Güvenilir kayıt sizi iki yönden korur. Yapılmamış fazla mesainin istenmesine karşı elinizde delil olur, gerçekten yapılan mesainin hesabı da tartışma konusu olmaz. Ödenmemiş fazla mesai ücret niteliğinde olduğu için 5 yıllık zamanaşımına tabidir (Türk Borçlar Kanunu m.147). Kayıtların en az bu süre boyunca okunabilir ve değiştirilmemiş hâlde saklanması gerekir.

PDKS kaydının değerini ne düşürür?

Kaydın kime ait olduğu ya da sonradan değiştirilip değiştirilmediği konusunda şüphe varsa kayıt zayıflar. Karşı tarafın itirazı genellikle şu noktalara yönelir:

• Kartın başkası tarafından basılabildiği sistemlerde kayıt kişiyi değil kartı gösterir.
• Kaydı kimin, ne zaman ve neden değiştirdiği görünmüyorsa "işveren kayıtları sonradan düzeltti" itirazı güçlenir.
• Yalnız işverenin işine gelen aylar sunulursa ya da ham kayıt yerine elle hazırlanmış bir özet verilirse kayda güven azalır.
• PDKS, puantaj, bordro ve SGK'ya bildirilen gün sayısı birbirini tutmuyorsa belgeler birbirini zayıflatır.
• Turnike işyeri girişindeyse, kayıt ile fiilen işbaşı yapılan saat arasındaki farkın (servis, giyinme) nasıl değerlendirildiği belirsiz kalabilir.

Kayıtları davaya hazır tutmak için kontrol listesi

1. Giriş-çıkış yöntemi kişiye bağlı olsun ve başkasının yerine okutma teknik olarak engellensin.
2. Ham kayıt silinmesin, her elle düzeltme gerekçesi ve yapan kişiyle birlikte saklansın.
3. Ara dinlenmeleri vardiya tanımında açıkça yazsın ve çalışma süresi bunlar düşülerek hesaplansın.
4. Aylık puantaj çalışana verilip imzalatılsın. İtiraz varsa yazılı alınıp çözülsün.
5. Bordrodaki fazla mesai saati doğrudan puantajdan gelsin, elle yuvarlanmasın.
6. Kayıtlar, puantaj ve bordrolar en az zamanaşımı süresi boyunca saklansın.
7. İş davalarında dava açmadan önce arabulucuya başvurmak dava şartıdır (7036 sayılı Kanun m.3). Arabuluculukta da ilk istenen belge kayıt dökümleridir.