Mesai dışında iş mesajı ve WhatsApp grupları: çalışma süresi, fazla mesai, KVKK ve duyuru kanalı kuralı

Mesai dışında iş mesajına cevap vermek çalışma süresi mi?

Mesajla verilen işi gerçekten yapmak çalışma süresidir. Yalnızca mesajı görmek ya da ulaşılabilir olmak için ise kanunda özel bir hüküm yoktur. Çalışma süresi, işçinin çalıştırıldığı işte geçirdiği süredir. İş Kanunu m.66'da sayılan süreler de buna eklenir, ara dinlenmeleri ise sayılmaz (Çalışma Süreleri Yönetmeliği m.3). İş Kanunu'nda mesai dışında iş mesajına cevap vermeyle ya da ulaşılamaz olma hakkıyla ilgili ayrı bir düzenleme bulunmuyor. Bu yüzden genel kurallar uygulanır.

Ulaşılabilir kalma ve çağrı nöbeti, hazırda bekleme ve nöbet düzeninin konusudur. Mesajlaşma ise çoğu zaman bir nöbet düzeni olmadan, yazılı olmayan bir alışkanlık olarak yürür.

Mesai dışı mesajlar fazla mesai riski doğurur mu?

Evet. Mesajla yaptırılan iş haftalık 45 saati aşarsa fazla çalışma olur. Fazla çalışma için işçinin onayını almanız, her saati yüzde 50 zamlı ödemeniz gerekir ve toplam yılda 270 saati geçemez (İş K. m.41). Mesajla yapılan iş bu kurallardan muaf değildir. Ama çoğu fabrikada ne onay alınır ne de saat kaydedilir.

• WhatsApp yazışmaları tarih ve saat taşır ve bu kayıt işçinin elindedir. Hukuk Muhakemeleri Kanunu elektronik verileri belge sayar (m.199). Yani işçi, gece verilen talimatları ve gönderdiği cevapları fazla mesai davasında delil olarak sunabilir.
• İşçiye yedi günlük dönem içinde kesintisiz en az 24 saat hafta tatili verilir (İş K. m.46). Tatil gününde mesajla iş verirseniz hafta tatili çalışması tartışması açılır.
• Yönetmelik, ara dinlenmelerinin yirmi dört saat içinde kesintisiz on iki saat dinlenme dikkate alınarak düzenlenmesini ister (Çalışma Süreleri Yönetmeliği m.3). Gece 23.00'te iş talimatı alıp sabah 07.00'de vardiyaya giren çalışanın dinlenmesi bölünmüş olur.

Çalışanın kişisel numarasını kullanmak KVKK'ya uygun mu?

Telefon numarası kişisel veridir ve işveren onu ancak KVKK'daki ilkelere ve işleme şartlarına uygun olarak kullanabilir. Kişisel Verileri Koruma Kurumu 29 Ocak 2026 tarihli duyurusunda bunu hatırlattı. Kurum, GSM numaralarının kişisel veri olduğunu ve personelin cep telefonu numaralarıyla yapılan işlemlerin de KVKK m.5'teki şartlara uyması gerektiğini belirtti.

• Kişisel veri kural olarak açık rızayla işlenir. Veri sözleşmenin ifasıyla doğrudan ilgiliyse ya da veri sorumlusunun meşru menfaati varsa rıza aranmaz (KVKK m.5). Çalışanla iş için iletişim kurmak sözleşmenin ifasıyla ilgilidir. Ama bu, numarayı yüzlerce kişilik bir grupta bütün çalışanlara açmayı kendiliğinden kapsamaz.
• Veriler belirli, açık ve meşru amaçlarla, amaçla bağlantılı, sınırlı ve ölçülü işlenir (m.4). Tek bir vardiyayı ilgilendiren duyuru için bütün fabrikanın numaralarını aynı grupta toplamak bu ilkeye zor sığar.
• Sağlık raporunun fotoğrafı, iş kazasından sonra yaralının durumu ya da sendika bilgisi özel nitelikli kişisel veridir ve ancak kanundaki sınırlı şartlarla işlenebilir (m.6). Bu tür içeriği gruba atmayın.
• İşveren kişisel verilerin hukuka aykırı işlenmesini ve erişilmesini önlemek için gereken teknik ve idari tedbirleri almak zorundadır (m.12). Ayrılan çalışanın gruptan çıkarılmaması ya da grubun yöneticisinin belli olmaması bu yükümlülükle çelişir.
• Çalışanın numarasının hangi kanalda, hangi amaçla ve kimlerle paylaşılacağını aydınlatma metnine yazın.

Çalışanın kendi yazışmalarına erişmek ayrı bir konudur. Kurul 2019/138 sayılı kararında, bir şirket sahibinin çalışanın WhatsApp yazışmalarını iş bilgisayarından ele geçirip üçüncü kişilerle paylaştığı iddiasını Türk Ceza Kanunu m.136 kapsamında gördü. Ceza yargılaması sürdüğü için de başvuruyu KVKK açısından incelemedi.

İşyerinde duyuru kanalı kuralı nasıl yazılır?

Yazılı, kısa ve herkesin imzaladığı bir iletişim kuralı, hem çalışma süresi hem KVKK tartışmasını baştan azaltır. Bir fabrika için şu maddeleri örnek alabilirsiniz.

1. Vardiya, servis, toplantı ve genel duyurular işyerinin belirlediği tek bir kanaldan yapılır. Yöneticiler bu duyuruları kişisel WhatsApp gruplarından yayımlamaz.
2. Vardiya bittikten sonra gönderilen mesajlar bilgi amaçlıdır ve çalışandan cevap ya da iş beklenmez. Ertesi gün işlenecek duyurular mümkünse çalışma saatinde gönderilir.
3. Tahliye, yangın, iş kazası ve üretimi durduran arıza gibi acil durumlar tanımlanır. Bu durumlarda kimin, nasıl aranacağı yazılır.
4. Mesai dışında iş yaptırılması gerekiyorsa bu fazla çalışma olarak kaydedilir ve onay ile ücret kuralları uygulanır.
5. Sağlık bilgisi, rapor görüntüsü, disiplin ve ücret bilgisi ya da kimlik fotoğrafı ortak kanallarda paylaşılmaz.
6. Geçici bir grup kurmak zorunluysa grubun yöneticisi belli olur, gruba yalnız ilgili vardiya ya da departman eklenir ve ayrılan çalışan aynı gün çıkarılır.
7. Mesai içinde kişisel telefon kullanımıyla ilgili kurallar ayrıca yazılır.