Devamsızlık tutanağı ne zaman kullanılır?
İş Kanunu’nun 25. maddesinin II-g bendine göre işçi izin almadan ya da haklı bir sebep olmadan ardı ardına iki iş günü, bir ay içinde iki kez tatil gününden sonraki iş günü veya bir ayda üç iş günü işe gelmezse işveren sözleşmeyi bildirim süresi beklemeden feshedebilir. Feshin haklı olduğunu ispat etmek işverene düşer. Devamsızlık tutanağı da bu ispatın temel belgesidir. Yıllık izin, onaylı ücretsiz izin, raporlu hastalık, hafta tatili ve resmî tatil günleri devamsızlık sayılmaz.
Kaç gün tutanak tutulur?
Kanun tutanak için bir şekil şartı koymaz. Uygulamada her devamsızlık günü için ayrı tutanak o günün içinde düzenlenir. Yani ardı ardına iki gün gelmeyen çalışan için iki, ayda üç gün gelmeyen için üç tutanak olur. Ay sonunda toplu yazılan tutanak davada pek bir işe yaramaz.
Bir de süreye dikkat edin. Ahlak ve iyi niyet kurallarına dayanan fesih hakkı, işverenin durumu öğrendiği günden itibaren 6 iş günü, her hâlde de olaydan itibaren 1 yıl içinde kullanılmalıdır (İş Kanunu m.26). Süre, devamsızlık şartının oluştuğu gün işlemeye başlayabilir. Puantajın kapanmasını beklerseniz bu süreyi kaçırabilirsiniz.
Tutanağa neler yazılır?
Çalışanın kimlik ve sicil bilgileri, bölümü ve vardiyası yazılır. Devamsızlığın olduğu gün ve vardiya saatleri, çalışanın izin, rapor ya da mazeret bildirmediği, telefon ve mesajla ona ulaşma denemelerinin saatleri ve sonucu da eklenir. O güne ait giriş-çıkış kaydı olmadığı not edilir. Tutanağı düzenleyen yetkili ile olayı bilen en az iki tanık imzalar. Çalışan işe döndüğünde ya da ondan yazılı açıklama istenirken tutanak kendisine tebliğ edilir.
En sık yapılan hatalar
- Tutanağı günler sonra yazmak ya da birkaç günü tek kâğıtta toplamak.
- Olayı görmemiş, sonradan imza atan tanıklar kullanmak. Tanıklar davada dinlenebilir.
- Çalışana ulaşma denemelerini (telefon, mesaj) yazmamak. Mazeretsizlik buradan anlaşılır.
- Tutanağın giriş-çıkış kaydıyla ya da SGK’ya bildirilen eksik günle çelişmesi.
- Fesih bildirimini yazılı yapmamak ya da hangi günlere dayandığını yazmamak (İş Kanunu m.19).
İş Kanunu m.19, 25/II’ye dayanan fesihte savunma almayı zorunlu tutmaz. Yine de devamsızlığın mazeretsiz olduğunu göstermek için çalışandan yazılı açıklama istemenizi öneririz. Bunun için savunma istem yazısı örneğimizi kullanabilirsiniz. Sürecin tamamını, PDKS kaydının delil değerini ve çıkış kodunu devamsızlık nedeniyle fesih rehberimizde anlattık.
Kaynak: 4857 sayılı İş Kanunu (m.19, m.25/II-g, m.26). Bu şablon genel bir örnektir, somut olayda avukatınıza danışın.